Pour faciliter la communication entre les collaborateurs, de nombreuses entreprises optent pour des bureaux open space. Au-delà de la facilitation des échanges, un open space stimule la créativité et la productivité au sein d’une entreprise.
En raison de ses nombreux avantages, de plus en plus d’entreprises font le choix des open spaces. La vôtre en fait-elle partie ? Vous vous demandez alors comment aménager un espace de travail commun pour vos collaborateurs ? Une compétence particulière est-elle nécessaire pour aménager un open space ? Quoi qu’il en soit, voici 10 conseils pour bien aménager un open space.
Sommaire :
Procéder à une étude préalable
Pour réussir l’aménagement d’un espace de travail collectif et collaboratif, il est important de procéder en amont à une étude. Celle-ci a pour but de garantir la sécurité et la performance de l’espace de travail à aménager. Ceci dit, cette étude à réaliser en amont vise principalement à rendre les locaux à aménager accessibles.
Le space planning comme on l’appelle, se fixe pour principal objectif de fournir des solutions d’aménagement et d’ameublement adéquates. Il s’agit de solutions en conformité avec les normes qui régulent l’aménagement d’un open space.
Ensuite, il faut s’assurer que les risques physiques et psychologiques sont tenus à bonne distance ou qu’ils peuvent être évités. Cette étude tend aussi à s’assurer que les postes de travail sont ergonomiques. Enfin, le space planning doit penser l’éclairage, l’acoustique, l’ambiance et le confort thermiques du lieu de travail.
Bien mesurer la surface à aménager
Pour bien aménager un espace de travail collaboratif, il faut prendre les mesures de la pièce. Il est important de connaître la taille de la pièce dont vous disposez. La norme X35-102 fixe les dimensions minimales des surfaces à occuper par les collaborateurs dans un open space pour bénéficier d’un environnement de travail décent et confortable.
En ce qui concerne l’aménagement de bureaux collectif, la norme X35-102 exige que chaque collaborateur doit occuper un espace de 11 m2. Si dans l’entreprise il se trouve des personnes en situation de handicap, ces collaborateurs doivent occuper entre 13 et 14 m2. Si les salariés doivent évoluer dans un environnement bruyant, alors la surface minimale qu’ils doivent occuper chacun est de 15 m2.
Prendre en compte l’acoustique
Pour bien aménager un open space, il faut également mettre en place des solutions ergonomiques destinées à réduire autant que possible les bruits. Ceci dit, il est important que la réverbération dans un open space soit maîtrisée. Aussi, il est nécessaire de recourir à des matériaux absorbeurs de son de qualité pour traiter les murs.
Pour le confort des utilisateurs des lieux et pour réduire les bruits sur le lieu de travail, il existe différentes solutions acoustiques. Des panneaux acoustiques suspendus aux cabines acoustiques en passant par les panneaux-écrans latéraux et les séparations latérales, le choix est large. Ces équipements acoustiques permettent de diminuer les bruits qui proviennent des discussions entre employés, des sonneries, du matériel informatique, etc.
Faire le bon choix du mobilier
L’ergonomie du poste de travail est essentielle en open space, tout comme dans un espace de coworking. Pour aménager ses bureaux open space comme il se doit, il faut par exemple choisir un fauteuil de bureau ergonomique. Pour éviter le mal de dos, il faut opter pour un fauteuil avec un soutien lombaire. Il est important aussi que l’assise puisse être réglée en hauteur et en profondeur. Le fauteuil de bureau doit aussi disposer d’une têtière réglable. Les accoudoirs doivent aussi être réglables.
Au-delà de l’ergonomie du siège, le bureau aussi doit être convivial et pratique. Le choix du bureau va dépendre de plusieurs facteurs, dont l’organisation du travail. En fonction de l’aménagement, vous pouvez opter pour des postes simples ou pour des postes multiples. Les plateaux rectangulaires, parce qu’ils peuvent se moduler facilement, sont la meilleure solution. Les paramètres à prendre en compte ici sont la dimension du bureau et la profondeur du plateau. Des bureaux assis debout constituent la solution de bien-être que vous pouvez proposer en open space.
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Tenir compte de l’éclairage de l’open space
Il existe différentes normes en matière d’éclairage intérieur des entreprises. Le niveau d’éclairage requis dans les bureaux professionnels est de 500 lux par exemple.
Pour ce qui est de l’éclairage dans un open space, il est recommandé par exemple de privilégier autant que possible la lumière naturelle. À cet effet, il faut installer les postes de travail près des fenêtres.
Par ailleurs, la hauteur à privilégier entre le plafond et le plancher est de 2,70 m au moins. Les luminaires doivent être installés à plus de 60 cm du plafond. Pour un éclairage optimal et pour optimiser les coûts énergétiques, il faut prévoir des dalles LED et des lampadaires LED. En gros, il faut prévoir au maximum 20% d’éclairage direct et le reste pour l’éclairage indirect.
Bien penser le design de l’open space
Pour bien aménager un open space, il est nécessaire d’accorder l’importance qu’elle mérite à la décoration, de même que le choix des matériaux et des couleurs est essentiel. Pour un bon confort visuel, il est important que les couleurs soient complémentaires. En effet, plus il existe un contraste entre les couleurs, plus la vue se fatigue rapidement. Il faut donc opter pour des couleurs complémentaires au niveau du sol, des murs, des matériaux et du mobilier.
En ce qui concerne la couleur des postes de travail, il vaut mieux que ce soient des teintes neutres et naturelles. Pour rendre l’environnement de travail agréable à vivre et propice à la relaxation, vous pouvez ajouter des plantes vertes ou des cadres végétaux intérieurs.
Penser au bien-être des salariés en open space
L’aménagement d’un open space nécessite de prévoir des espaces de bien-être pour les salariés. Ceux-ci doivent par exemple pouvoir converser quand ils le souhaitent, en privé. Ceci dit, disposer d’un open space n’empêche nullement de prévoir une salle de réunion traditionnelle ou espace où les collaborateurs peuvent tenir une rencontre informelle.
Des cabines acoustiques aussi peuvent être installées en open space. Il peut être nécessaire aussi de disposer d’une zone de repos. Quel que soit le type d’espaces supplémentaires prévus, il faudra bien choisir leurs emplacements.
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Réfléchir à disposer les équipes par pôle
C’est l’une des conditions pour garantir la productivité dans un open space. Il faut, en aménageant cet espace, penser à répartir les équipes par pôles. C’est à cette condition seulement que les informations peuvent circuler facilement et rapidement entre vos collaborateurs.
Ainsi, lors de l’aménagement de votre open space, il faut vous atteler à disposer les salariés doivent en fonction de leurs activités et selon le rôle que chacun joue au sein de l’entreprise. Vous pouvez utiliser des cloisons amovibles ou acoustiques pour délimiter les espaces entre les salariés. Vous pouvez aussi utiliser des revêtements différents pour couvrir et délimiter les espaces au sol. À défaut, vous pouvez procéder à des marquages au sol.
Créer un espace cloisonné pour le dirigeant
Contrairement aux autres salariés, le dirigeant d’une entreprise tient presque quotidiennement des discussions qui se veulent confidentielles. Pour leur garantir cette confidentialité dont ils ont besoin, il est nécessaire de placer son poste de travail dans un espace, loin des autres collaborateurs.
Si vous pensez à créer un espace cloisonné tout en restant proche des collaborateurs, il vaut mieux utiliser des cloisons opaques ou semi-opaques ou des cloisons transparentes.
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Faciliter la circulation des personnes en open space
Comme pour la circulation des informations, il faut favoriser la circulation des personnes dans les bureaux en open space. Il faut absolument laisser certaines zones de passage libres.
Parmi les zones à laisser libre, il y a par exemple les entrées, les passages dans les salles de réunion, les passages près des toilettes, etc.
Vous pouvez utiliser les meubles de rangement pour délimiter les espaces, ceci pour éviter les cloisons. Ceci permet aussi que les salariés puissent se déplacer sans gêne. Il existe des normes en matière de circulation dans les bureaux. Vous devez les consulter pour bien aménager votre open space.
Au total, un open space présente de nombreux avantages tant au niveau économique qu’au niveau organisationnel pour une entreprise. Toutefois, il peut être nécessaire de bien aménager ce type de bureau pour en tirer tous les bénéfices. D’où nos 10 précieux conseils pour rendre votre open space convivial et productif.
