Pour organiser un séminaire, il faut se préparer. Au-delà de tout autre aspect, le choix du lieu se révèle d’une importance capitale. Bien choisir le lieu pour votre séminaire est un gage du succès de son organisation. Le choix du lieu de votre séminaire ne se fait pas de manière anodine. Certains critères doivent être observés pour choisir le lieu idéal et correspondant à vos attentes. Dans cet article, nous allons vous présenter les critères et les conseils à suivre pour choisir le lieu idéal pour votre séminaire.
Sommaire :
Critères de choix pour le lieu de votre séminaire
Plusieurs critères peuvent être évoqués pour bien choisir le lieu d’un séminaire, une conférence ou encore une réunion, cependant, voici une sélection des critères plus importants.
L’objectif de votre séminaire
L’objectif de votre séminaire est le premier critère à observer. Il suscite des interrogations, à savoir : pourquoi organisez-vous ce séminaire ? Quel type de séminaire voulez-vous organiser ? Les réponses peuvent alors varier. Il peut s’agir d’un séminaire d’intégration, un séminaire incitatif, de direction ou encore de lancement de produits. C’est la réponse à cette question qui déterminera majoritairement le type de lieu ou salle que vous devriez choisir.
Si l’objectif de votre séminaire est l’organisation d’un team building, la salle choisie devra être adaptée à la pratique d’exercices physiques. Par contre, si l’objectif est une formation, le lieu idéal devra être une salle de réunion équipée de fournitures de bureau, de vidéoprojecteur, de connexion internet, etc.
Facilité d’accès et coûts liés au déplacement
L’équilibre entre le dépaysement souhaité et la facilité d’accès est un facteur crucial lors du choix d’un lieu de séminaire. Un site éloigné peut offrir une ambiance stimulante et inédite, mais les coûts et le temps de déplacement associés peuvent s’avérer considérables. De plus, un temps de trajet plus long mobilise les équipes plus longtemps, ce qui peut avoir un impact sur leur motivation et leur disponibilité. Vous pouvez par exemple choisir un lieu de séminaire à Paris sur Funbooker qui offrira un cadre agréable tout en conservant une facilité d’accès.
Il est donc primordial d’analyser la facilité d’accès au site en fonction des moyens de transport disponibles : est-il proche d’une gare ou d’un aéroport ? Quels sont les temps de trajet et les coûts associés pour les participants ? Il faut également tenir compte de l’éventuelle nécessité d’organiser des navettes pour le déplacement des équipes depuis l’aéroport ou la gare jusqu’au lieu du séminaire.
La recherche du juste équilibre entre dépaysement, motivation des équipes, aspect pratique et coût est donc essentielle pour garantir la réussite de votre séminaire.
Une bonne stratégie consiste à choisir un lieu assez proche pour minimiser les coûts et le temps de déplacement, mais suffisamment différent de l’environnement de travail habituel pour créer une atmosphère motivante et propice à l’échange et à la créativité. N’oubliez pas non plus que des coûts cachés peuvent surgir en cas de choix d’un lieu trop isolé ou difficile d’accès, tels que des repas supplémentaires en route ou des nuitées en hôtel pour des trajets très longs.
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Le nombre et le profil de participants
Le nombre de participants à un évènement est très déterminant sur le choix du lieu idéal pour l’abriter. Il en est de même de leur profil.
Si le séminaire doit accueillir une cinquantaine de personnes, le choix de la salle appropriée sera différent pour un séminaire d’une centaine de participants. En fonction de leur nombre, il sera important d’adapter le dispositif technique (ventilation, éclairage, connexion internet, etc.).
Vous devrez également vous référer au profil ou encore aux différents profils des participants conviés au séminaire. Si vous voulez organiser un séminaire d’entreprise où seront conviés des dirigeants d’entreprises, vous devrez l’adapter à leurs profils de dirigeants.
Si le séminaire s’adresse plutôt à des salariés, des clients ou encore des partenaires, vous devrez l’adapter en fonction de leurs spécificités respectives.
Le budget prévu pour le séminaire
Vous devez tenir compte de votre budget lors du choix de la salle. En fonction du budget donc vous disposez pour l’organisation du séminaire, vous devez choisir un lieu qui vous permette de ne pas exploser votre budget.
Pour efficacement parvenir à maintenir votre budget, vous devez connaître avec précision le coût de chaque prestation. Plusieurs prestations doivent être prises en compte, notamment le coût du transport, les goodies, la location de la salle. Lorsqu’il est organisé sur plusieurs jours, il est nécessaire de prévoir la location des chambres d’hôtel.
La maîtrise de tous ces paramètres est un préalable nécessaire au respect du budget initialement prévu pour le choix de la salle. Une non-maîtrise de ces préalables vous expose à un surpassement de votre budget prévu pour la location de la salle.
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Conseils pour bien choisir votre lieu de séminaire
Le respect des critères sus-évoqués est très déterminant pour le choix du lieu idéal pour organiser votre séminaire. Mais ce n’est pas tout. Pour efficacement effectuer le choix de la salle, voici quelques conseils simples que vous pouvez suivre.
Privilégiez l’accessibilité
L’accessibilité est le caractère de ce qui est facilement accessible. Lorsque vous devez choisir un lieu pour évènement, conférence ou réunion, il est conseillé de privilégier l’accessibilité de la salle. En effet, le lieu que vous voulez retenir pour l’organisation de votre séminaire doit être accessible à tous les participants. Cela signifie de privilégier les lieux ou salles situés à proximité de locaux de l’entreprise.
L’accessibilité du lieu du séminaire permet d’éviter les frais supplémentaires liés au transport ou toute autre perte de temps tels que les embouteillages.
Le plus important dans ce genre de situation est de trouver un cadre authentique, agréable et surtout très authentique.
Songez au développement durable
Le développement durable est une question actuelle. De plus en plus de programmes, de projets et d’initiatives prennent en compte dans leurs déploiements, l’aspect du développement durable. Alors, songez-y également lors de votre recherche de salle pour l’organisation de votre séminaire.
En faisant le choix d’intégrer le développement durable à vos critères de sélection, vous participez à la minimisation de l’empreinte écologique de votre évènement. Pour vous assurer de la sauvegarde de l’environnement, vous pouvez commencer par vous rassurer que l’hôtel où vous prévoyez d’organiser votre séminaire possède un faible impact environnemental. Encore appelé « hôtel durable », cette appellation désigne tout établissement qui encourage la protection de la nature, et privilégie les énergies vertes.
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Assurez une bonne connexion
Il peut sembler inutile de rappeler ce détail, mais à bien y réfléchir, ce conseil a toute sa place. Si certains hôtels, abritant des lieux de séminaire ou tout autre évènement du genre, sont bien fournis en connexion internet haut débit, ce n’est pas toujours le cas de tous les autres. Certains hôtels n’y voient pas une priorité. Il est donc de votre responsabilité de vous rassurer que la salle choisie pour abriter votre séminaire est bien pourvue en connexion internet. Car le défaut de ce détail peut profondément nuire au bon déroulé de l’évènement.
Durant le séminaire, il est commun que les participants soient connectés entre eux. Au-delà de faciliter le déroulement du séminaire, une bonne connexion internet durant l’évènement peut servir aux participants pour le partage d’information ou de renseignements. Une bonne connexion internet dans l’enceinte du lieu du séminaire est gage du succès de son organisation.
