Vous avez soumis votre candidature pour un emploi dans diverses entreprises. Puis, une ou plusieurs y ont donné suite en vous envoyant un mail d’invitation pour un entretien d’embauche. Passée l’euphorie du moment, il est important pour vous d’y répondre assez rapidement. Cela permet que le recruteur sache que vous êtes toujours d’attaque. Mais la réponse à un mail d’invitation à une entrevue de recrutement obéit à quelques canons qu’il faut connaître pour maximiser ses chances de décrocher le poste au bout du parcours. Nous vous en livrons la teneur dans cet article.
Pourquoi est-il important de confirmer sa présence à un entretien d’embauche ?
Réussir à décrocher un poste dans une entreprise se joue parfois sur des détails en apparence anodins, mais dont l’ignorance peut vous être préjudiciable dans votre quête d’emploi. La confirmation de votre présence à un entretien d’embauche fait partie de ces détails.
Le plus souvent, un simple message du type « je vous confirme ma disponibilité pour l’entretien téléphonique » ou encore « je suis disponible pour un échange plus détaillé » peut faire pencher la balance en votre faveur.
C’est là toute l’importance de la confirmation de votre présence, car le silence à une invitation d’entretien pourrait faire croire à un désistement ou à un manque de motivation de votre part.
En effet, à l’étape de la confirmation de votre participation à une entrevue d’embauche, il est évident que votre profil a attiré l’attention de votre potentiel employeur ou que vous êtes parvenu à vous démarquer des autres postulants. Vous avez par conséquent l’obligation quasi absolue de donner suite au message vous invitant à cet entretien. C’est la seule manière que vous avez de confirmer que vous serez présent. Un mail de confirmation possède un côté formel, ce qui le contraint à davantage de précision et de concision.
Quel est le bon moment pour confirmer sa présence à un entretien d’embauche ?
Après réception du mail d’invitation à une interview, il ne faut pas traîner en longueur. On recommande même de faire parvenir votre réponse au recruteur idéalement dans les 24 heures qui suivent la réception de l’invitation. Il peut arriver cependant que votre agenda, pour une raison ou pour une autre, soit saturé. Dans ce cas, 48 heures après la réception constituent un délai raisonnable et il convient de faire tout son possible pour ne pas aller au-delà de ce délai.
En réagissant avec promptitude, vous apportez la preuve de l’intérêt que vous portez à la position visée. Il ne faut pas perdre de vue que vous n’êtes pas le seul candidat et que, comme précédemment mentionné, tout se joue dans les détails. Si les compétences que vous avez présentées dans votre CV constituent de bons arguments pour votre recrutement, c’est votre personnalité qui pourrait faire toute la différence. Votre candidature a plus de chances d’être ignorée et supplantée si vous tardez trop à répondre à un mail d’invitation à un entretien. Les employeurs qui publient des offres d’emploi reçoivent énormément de candidatures et n’ont pas toujours le temps de faire de la relance.
Quel modèle de mail faut-il rédiger pour confirmer sa présence à un entretien d’embauche ?
En ce qui concerne les modèles de mails destinés à confirmer une participation à un entretien d’embauche, on en trouve à volonté sur Internet. Mais pour apporter une valeur ajoutée à votre candidature, rien de tel qu’un mail personnalisé. Ici aussi, le détail vaut son pesant d’or, car les recruteurs lisent tellement de choses pendant les campagnes de recrutement. En recourant au mail personnalisé, vous vous offrez l’opportunité de transmettre à votre potentiel patron toutes les informations importantes vous concernant et de façon singulière.
En général, les recruteurs sont plus sensibles aux messages vivants qui sortent des sentiers battus, et ceux qui les utilisent ont plus de chances de décrocher le poste. Il serait par conséquent bien avisé de confirmer sa présence à un entretien d’embauche par le biais d’un mail personnalisé. En cas de panne d’inspiration, il est possible de se référer aux modèles disponibles en ligne, tout en évitant soigneusement de faire du copier-coller. Une reformulation est plus indiquée, tout comme la concision ou la précision qui restent de mise.
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Quels sont les éléments qui doivent figurer dans un mail de confirmation ?
Si vous décidez de donner suite à une invitation pour un entretien d’embauche, vous devez être particulièrement méticuleux sur les informations que vous envoyez. Une vérification rigoureuse du fond et de la forme de votre mail de confirmation ne sera pas de trop.
Des informations telles que les date et heure du rendez-vous, le lieu et les références à préparer ne devront pas manquer dans votre mail de réponse. Ces éléments sont encore plus indispensables lorsqu’elles ont été mentionnées dans le mail d’invitation. Si en revanche ces informations manquent dans le mail d’invitation, il sera utile que le recruteur vous les fournisse. Cela facilitera votre participation à l’entrevue.
Vous devrez en outre utiliser des termes clairs qui ne prêtent pas à équivoque pour confirmer votre présence. Insérer quelques formules de remerciement en fin ou en début de votre mail ne sera pas superflu. La relecture de votre mail après rédaction vous permettra de détecter les éventuelles coquilles, fautes ou formules inappropriées qui pourraient donner une mauvaise impression au recruteur.
Quelques exemples de mails de confirmation de présence à une entrevue d’embauche
Voici quelques exemples de messages de réponse à un mail d’invitation à un entretien d’embauche.
Exemple 1 :
Monsieur Duval,
Faisant suite à votre invitation à une entrevue d’embauche pour le poste de responsable de la communication, j’ai l’honneur de vous confirmer ma présence pour le mercredi 28 juillet dès 10 heures. Je voudrais vous exprimer ma gratitude pour la confiance que vous avez bien voulu accorder à ma candidature.
Cordialement
Jules Chavanel
Exemple 2 :
Monsieur Marchant,
J’accuse réception de votre mail d’invitation à un entretien d’embauche pour le poste de directeur administratif et financier. Je viens par le présent mail vous confirmer ma présence à 13 heures le mardi 8 août prochain. C’est l’occasion pour moi de vous transmettre ci-joint la synthèse d’un projet sur lequel j’ai eu à travailler il y a quelques semaines, et qui pourrait vous être d’une quelconque utilité.
Respectueusement
Marie Duteuil
Exemple 3 :
Madame Louison,
J’ai reçu avec beaucoup d’enthousiasme votre mail me conviant à une entrevue pour le recrutement d’un agent commercial. J’ai l’honneur et le plaisir de vous confirmer ma présence effective pour le 10 mars prochain à 09 heures 30. Je tiens par ailleurs à vous exprimer ma gratitude pour l’intérêt que ma candidature a suscité en vous.
Bien à vous
Eric Ventouse
Quelques astuces pour retenir l’attention du recruteur pendant et après l’entrevue
Le mail de confirmation de votre présence à l’entrevue transmis au recruteur, l’étape suivante consiste à prendre toutes les dispositions pour faire la meilleure impression possible le jour J. Dans cette logique, obtenir le maximum d’informations sur l’entreprise dans laquelle vous avez postulé ne pourra jouer qu’en votre faveur. Vous serez ainsi imprégné des produits / services qui y sont proposés, mais aussi de ses objectifs, sa mission, ses valeurs, etc., qu’elle soit une start-up ou une entreprise bien établie. Ces éléments pourraient bien vous être utiles au moment de l’entretien. De son côté, l’employeur s’apprêtera pour bien mener l’entretien d’embauche prévu.
L’autre astuce consiste à rédiger et à faire parvenir un mail de remerciement à votre interlocuteur après l’entrevue. Dans cette correspondance, vous pourrez même relever les points qui vous ont marqué pendant votre échange, voire suggérer d’éventuelles améliorations. Le recruteur aura de ce fait la preuve que vous avez été réceptif, ainsi que celle de votre motivation et détermination à occuper le poste.
