La législation française impose à tous les employeurs de mettre en place un système de pointage du personnel. Par système de pointage il faut comprendre n’importe quel moyen qui permet à l’entreprise de déterminer exactement le temps de travail d’un salarié. Mais pourquoi l’employeur doit-il nécessairement justifier le temps de travail de ses salariés ? Tous les salariés sont-ils tenus de justifier leurs horaires de travail ? Comment mettre en place un système de pointage du personnel dans une entreprise ? Toutes les réponses et plus dans cet article.
Sommaire :
Qu’est-ce que le pointage du personnel ?
Le pointage des heures de travail du personnel (ou simplement pointage du personnel) est une exigence du Code du travail qui impose à toutes les entreprises de noter les heures ou les jours de travail des employés. Cela permet de déterminer avec précision la durée du travail de chaque salarié.
Cette obligation légale ne s’impose pas aux employés des entreprises qui opèrent dans les domaines de l’agriculture et du transport. Par contre, elle concerne tous les autres salariés sans exception, notamment les cadres en forfait jours.
Le Code du travail exige le pointage du personnel, mais n’indique pas la manière spécifique dont doit s’effectuer ce pointage en entreprise. Il revient donc à chaque employeur de décider de la façon dont il souhaite le faire, à condition de le faire. Pour pointer un salarié, l’employeur doit préciser :
- Son identité ;
- Son heure d’arrivée au travail ;
- Son heure de départ du travail ;
- La date du jour.
En clair, le pointage du personnel permet à l’employeur d’avoir une maîtrise du temps de travail de ses salariés. Le décompte des heures de travail des employés permet à l’employeur de faire ressortir avec précision les heures de travail indiquées dans le contrat de travail, les heures supplémentaires ou complémentaires, les retards, les absences et les congés éventuels de chaque salarié.
Chaque entreprise doit conserver les données du pointage des heures du travail du personnel pendant 5 ans. L’employeur doit donc être capable pendant cette période d’en fournir une copie à l’employé ou à un organisme de contrôle, si cela lui est demandé.
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Pourquoi le pointage du personnel est-il obligatoire ?
La loi oblige tous les employeurs à décompter le temps de travail de leurs employés aussi bien dans leurs locaux qu’à l’extérieur ou dans le cadre du télétravail. L’obligation de justification des horaires de travail s’applique à tous les salariés. Seuls les salariés des secteurs du transport et de l’agriculture ne sont pas concernés comme cela est mentionné plus haut.
Tous les salariés doivent accepter que leur temps de travail soit décompté et enregistré. Quelle que soit la manière dont leurs horaires et leurs modes de travail s’organisent, ils doivent rendre compte de leur temps de travail par voie de pointage. Une pointeuse horaire obligatoire, manuelle ou automatique, peut être utilisée pour cela. En cas d’oubli de pointage, d’omission de noter ses heures de travail ou de fraude à ce sujet par le salarié, l’employeur a le droit de le sanctionner, voire de le licencier.
Comme cela est évoqué plus haut, le cadre en forfait jours est également astreint au pointage du personnel. Compte tenu du fait que sa durée du travail et son salaire n’obéissent pas au décompte ou pointage horaire, alors le pointage du personnel s’effectue pour lui selon le nombre de jours de travail.
En clair, la comptabilisation du temps de travail des employés permet à l’employeur de justifier auprès de l’inspection du travail ou dans le cadre d’un contrôle de l’URSSAF qu’il respecte la durée maximale de travail et qu’il rémunère les heures supplémentaires comme il se doit. L’employeur qui manque à cette obligation légale risque 750 € d’amende si c’est une personne physique et jusqu’à 3 750 € si c’est une personne morale.
Comment décompter les heures de travail du personnel ?
Le Code du travail exige le pointage des heures de travail du personnel, mais ne spécifie pas une façon particulière de décompter ce temps de travail. En tant qu’employeur, vous pouvez le faire de manière manuelle dans un cahier, un registre, une feuille de pointage salarié obligatoire, des fiches individuelles, etc. Il convient cependant de noter que depuis l’avènement des pointeuses mécaniques conçues pour mesurer le temps de travail, celles-ci ont largement évolué. L’on retrouve aujourd’hui des pointeuses biométriques, beaucoup plus sophistiquées.
Vous devez néanmoins savoir que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) interdit l’utilisation de la pointeuse biométrique depuis 2012.
Alors, en tant qu’employeur, il vous revient de savoir si c’est une badgeuse, une pointeuse mobile ou l’un des moyens déjà cités plus haut que vous souhaitez utiliser. Concrètement, vous pouvez par exemple opter pour une pointeuse Combo. Cette dernière facilite aussi bien le suivi / pointage du personnel (les heures de travail / absences s’enregistrent directement dans l’application, avec fiabilité et transparence) que la paie, les plannings et d’autres tâches RH.
Quels sont les avantages du pointage du personnel ?
Pour l’employeur comme pour le salarié, le pointage au travail leur permet d’éviter d’inutiles conflits, litiges ou désaccords au sujet des heures de travail et de la rémunération subséquente. Un système de pointage du personnel permet également à l’entreprise d’optimiser le temps de travail des salariés. Pour cela, l’employeur doit procéder à une analyse minutieuse des données recueillies via le pointage.
Pour l’employeur en particulier, pointer les heures de travail de ses employés est un excellent moyen pour éviter les retards à répétition et les temps de pause interminables. Autrement dit, le pointage permet à l’employeur d’empêcher certains salariés d’adopter des comportements non professionnels.
Pour un salarié, accepter de se soumettre au pointage du personnel lui permet de garantir le respect de son droit du travail. Cela est particulièrement pertinent en ce qui concerne la durée maximale de travail. En effet, en cas de non-respect de cette disposition, l’employeur encourt jusqu’à 4 000 € d’amende.
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Quels sont les inconvénients du pointage du personnel ?
Le pointage du personnel est, sans aucun doute, un excellent moyen d’optimisation de la gestion du travail. Toutefois, il présente quelques inconvénients, ou mieux quelques limites.
En effet, il n’est pas aisé à ce jour pour une entreprise de choisir parmi la multitude de systèmes de pointage qui existent. La pointeuse citée en exemple ci-dessus est tout de même efficace et facile à utiliser. En plus, mettre en place un système de pointage au travail peut engendrer d’importantes dépenses. Il n’est pas rare de rencontrer certains systèmes de pointage avec de nombreuses défaillances. Il peut s’agir d’une panne technique, d’un piratage de données, d’une perte de badge, etc.
Du côté des salariés, le pointage s’apparente le plus souvent à une surveillance, à un manque de confiance. Dans ces deux cas, cela peut impacter sur la relation du salarié avec l’employeur.
Aussi, il est possible qu’un salarié ayant pointé à son arrivée ne commence pas immédiatement le travail. Le système de pointage du personnel ne peut pas contrôler effectivement ce genre de situation.
Enfin, comme autre limite que peuvent présenter certains systèmes de pointage du personnel, il est aussi possible qu’un salarié pointe à la place de son collègue sans que le système soit capable de déceler le subterfuge.
