En gestion de projet comme dans la vie courante de l’entreprise, les réunions sont des assises indispensables pour obtenir une action cohérente des différents acteurs en vue d’une cause précise. Mais pour qu’elle produise au mieux ses effets, la production d’un compte-rendu est nécessaire. Que vous soyez chef de projet, assistant ou cadre en entreprise, Vous devez maîtrisr cet exercice. Nous vous proposons 10 conseils pour produire les meilleurs comptes-rendus de réunion.
Sommaire :
Présentation de la notion de compte-rendu
Encore appelé « report » ou « account » de l’autre côté de la Manche, le compte – rendu est une étape fondamentale dans l’exécution de certaines activités au sein d’une entreprise.
Définition
Un compte-rendu de réunion est une transcription des échanges qui ont eu lieu lors d’une réunion. C’est un rapport synthétique de l’ensemble des débats et discussions d’une séance de travail : présentation, comité de suivi, concertation, etc.
La forme et la structure du compte-rendu sont déterminées par des règles précises et sa production même respecte plusieurs principes.
Ces derniers ont vocation à s’assurer que le compte-rendu remplisse ses objectifs en fonction du contexte. 3 parties prenantes interviennent dans le processus de rédaction d’un compte-rendu :
- Le rapporteur ou secrétaire : celui qui rédige le compte-rendu.
- Les participants à la réunion, dont les discussions et les échanges constituent la base du rapport.
- Les destinataires : ce sont les personnes à qui le compte-rendu sera envoyé une fois qu’il sera prêt.
Importance du compte-rendu
Le compte-rendu à la fin d’une réunion n’a pas une place accessoire. En matière de gestion des projets et de management, c’est un outil important. Les informations qu’il consigne lui donnent une importance indéniable. En effet, rédiger un compte-rendu de qualité permet de conserver et synthétiser l’information, communiquer des décisions, produire un plan d’action, suivre des projets ou encore gérer les conflits.
Conservation de l’information et synthèse
Une réunion est faite de prises de paroles multiples sur une période relativement longue. Plusieurs sujets sont abordés et il est probable qu’à la sortie de table, aucun des acteurs ne puisse restituer de mémoire toutes les informations échangées. Ceci sera encore plus vrai une semaine ou un mois après la réunion. Le compte-rendu doit donc faire ressortir les points importants de la réunion, avec un souci de concision et d’exhaustivité.
Communication des décisions
Dans le cadre professionnel, la réunion s’inscrit dans une approche projet. Elle réunit des acteurs autour d’un sujet, d’un problème ou d’un objectif. La production de résolutions ou de décisions en est généralement la conclusion. Le compte-rendu est un moyen de communiquer l’essence des échanges et les décisions/résolutions aux autres personnes de l’organisation et parties prenantes extérieures qui n’ont pas assisté à la réunion.
Production d’un plan d’action
La discussion sur thématique ou le problème abordé par les participants doit déboucher sur l’action afin de le résoudre. Ainsi, le compte-rendu doit présenter (le cas échéant) un descriptif des actions à entreprendre, chacune avec un délai d’exécution et une personne responsable
Suivi de projet
Le compte-rendu permet de suivre l’évolution d’un programme ou d’un projet et constitue un élément capital en gestion de projet. En mentionnant un récapitulatif de la réunion précédente et en programmant la prochaine, il permet d’établir une continuité dans l’action. La description des échanges et des résolutions peut aussi servir de boussole pour le pilotage au quotidien, afin d’atteindre les objectifs.
Gérer les différends
Le compte-rendu permet aussi de faire de l’arbitrage, lorsque dans l’équipe se produisent des disputes sur l’orientation du travail. Le compte-rendu présente des résolutions obtenues de façon consensuelle. On peut ainsi s’y référer comme cadre de déploiement des différentes initiatives.
Le compte-rendu : obligation légale dans certains cas
En France, la loi 2015-994 relative au dialogue social et à l’emploi prévoit que la rédaction d’un procès-verbal (une forme de compte-rendu en langage juridique) a un caractère obligatoire pour les réunions des comités d’entreprise. L’article 17 de cette loi, encore appelée loi Rebsamen, dispose que ce procès-verbal doit être établi dans les délais prévus par les accords sociaux au sein de la société. S’il n’en existe pas, ce procès-verbal doit être établi sous quinzaine.
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Les types de compte-rendu
Vu l’importance de la rédaction du compte-rendu, on comprend mieux pourquoi il est important de le rédiger de la meilleure façon possible. Pour y arriver, il est important de connaître les différents types de compte-rendu.
Les comptes-rendus en fonction de la période de rédaction
On peut classifier les comptes-rendus en fonction du moment auquel ils sont rédigés. 3 cas de figure peuvent alors se présenter :
- Le compte-rendu a priori : il est fait avant que la réunion ne se tienne. Ce type de compte-rendu permet d’organiser la réunion en décrivant les sujets à aborder, les règles des échanges, voire des orientations sur les conclusions à tirer. On retrouve le compte-rendu a priori dans la politique ou la diplomatie. Les organisations, ministères ou États travaillent en préparation de sommets. Le compte-rendu est rédigé avant l’évènement où les représentants des différentes institutions vont acter et matérialiser ce qui a été décidé et négocié en amont.
- Le compte-rendu en temps réel : c’est une retranscription des débats qui se fait au moment même où ils ont lieu. Le détail et la fidélité ici sont de mise. Cette forme de compte-rendu est en usage dans les meetings d’affaires, notamment ceux qui portent sur des négociations, et les réunions à objet scientifique.
- Le compte-rendu a posteriori : c’est la forme de compte-rendu que l’on retrouve le plus dans les administrations, entreprises ou projet. Le compte-rendu ici s’inscrit dans une logique de conservation et de diffusion de l’information.
À partir de notes et de moyens de retranscription, l’auteur du compte-rendu travaille après la réunion pour produire un rapport destiné à diverses parties prenantes.
Les comptes-rendus en fonction du contenu
Le contenu et la forme des comptes-rendus permettent aussi de les distinguer. On peut citer :
- Le compte-rendu intégral : il permet une retranscription des échanges entre les participants à la réunion qui donne la priorité à l’exhaustivité. On y retrouvera souvent des citations exactes. Sa forme la plus habituelle est le procès-verbal. La précision et l’exhaustivité ici sont liées à la finalité du document, à savoir celle de servir de moyen de preuve. D’ailleurs, dans certains cas, Vous devez le faire signer de tous les participants à la réunion.
- Le compte-rendu synthétique : ici le but est de conserver l’essentiel de la réunion. En se basant sur l’ordre du jour ; le compte-rendu synthétique va présenter les moments importants des échanges sur les différents sujets ainsi que les résolutions adoptées. Vous l’utiliserez dans le cadre du management en entreprise ou dans la gestion de projets.
- Le compte-rendu de résultat ou relevé de décision : il s’agit de la forme la plus succincte de compte-rendu. Il vise à recenser uniquement les résolutions ou décisions prises à l’issue de la réunion.
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Compte-rendu de réunion : 10 conseils pour le réussir
En tant que chef projet ou membre d’une équipe, vous pouvez être amené à rédiger un compte-rendu. Pour qu’il puisse remplir les attentes en fonction du contexte dans lequel vous serez, nous vous procurons ici 10 conseils qui vous aideront ce travail.
Préparer la réunion
Idéalement, le rapporteur d’une réunion est connu avant le début de celle-ci. Il doit la préparer pour mieux rédiger son rapport. Cela demande de prendre connaissance de l’ordre du jour et de s’assurer d’avoir une information et une compréhension minimale des sujets à discuter. Il faut aussi connaître les acteurs de la réunion. Si la réunion s’inscrit dans un cadre périodique ou dans le suivi d’un projet, il faut aussi lire les comptes-rendus des réunions précédentes.
Choisir le type de compte-rendu en fonction des objectifs, du cadre et de la communication
Vous choisissez le type de compte-rendu en fonction des enjeux de la réunion et du cadre dans lequel elle se déroule. Une réunion de top management pourra faire l’objet d’un compte-rendu de résultat.
La teneur des informations échangées peut requérir une certaine discrétion et la finalité est généralement de produire des décisions qui seront répercutées à des collaborateurs ou partie prenante.
Rester concentré et ne pas retranscrire les digressions
Lorsque vous prenez des notes en vue d’un compte-rendu, vous devez être capable de faire un tri hiérarchique. Ayant préparé votre réunion et connaissant son cadre, vous identifiez les éventuelles digressions de toute nature afin de conserver les informations pertinentes et ne pas surcharger votre compte-rendu.
Reformuler les propos
Aucun compte-rendu ne consiste en une retranscription exacte de toutes les prises de paroles. En tant que rédacteur, vous devez reformuler en vos propres termes les positions et les échanges. Il faut garder à l’esprit le devoir de fidélité pour que la lecture du compte-rendu communiquer l’esprit même des différentes prises de paroles ou résolutions.
S’organiser pour la prise de notes (outils, timing)
La prise de notes pendant la réunion est un point clé pour rédiger un bon compte-rendu. À partir de mauvaises notes prises, aucun conseil ne peut vous tirer d’affaire. Les moyens pour la prise de notes peuvent varier. Vous pouvez simplement prendre des notes au fur et à mesure du déroulement de la réunion.
Vous pouvez aussi vous aider d’un dictaphone (ou de la fonction correspondante sur votre téléphone) pour enregistrer la réunion à l’heure du télétravail, certaines plateformes digitales pour réunion ont des fonctionnalités de retranscription et d’enregistrement
Poser des questions
En cas d’incompréhension, vous ne devez pas hésiter à poser des questions. S’il est possible de le faire séance, allez-y. sinon notez votre zone d’ombre, et rapprochez-vous du participant à la fin de la réunion, si elle a persisté jusque-là.
S’organiser pour la rédaction
Il vaut mieux commencer la rédaction de votre compte-rendu immédiatement après la réunion ou au plus tard dans les 24 heures qui suivent la réunion. En effet, le but est d’agir lorsque la mémoire est encore fraîche pour être le plus fidèle possible. Si cela est possible, collectez aussi les notes des autres participants à la réunion.
Produire un document lisible et structuré
Votre compte-rendu vise à transmettre des informations, parfois à des personnes qui pas de proximité immédiate aux sujets discutés dans la réunion. Il se doit d’être clair, bien organisé et facile à comprendre. Une structure en 3 points permet d’y arriver : une partie introductive qui présente le cadre de la réunion, un développement qui va décrire les échanges organisés par thématique, une conclusion dans laquelle on pourra retrouver la date de la prochaine réunion et les résolutions. Indépendamment du contexte de la réunion ou du modèle de compte-rendu, il y’a des informations standards que doit toujours retrouver :
- La date.
- Le listing des participants.
- Le listing des absents.
- L’ordre du jour.
- Le relevé des points abordés.
- Le relevé des décisions.
Relire et faire relire
Ce conseil vaut pour tous les exercices de rédaction. Il faut se relire afin de s’assurer qu’il n’y a pas de coquilles dans le texte et que le résultat final est satisfaisant. Aussi, nous conseillons aussi d’envoyer cette dernière mouture à des personnes qui ont assisté à la réunion, afin qu’eux aussi puissent valider la fidélité de votre compte-rendu.
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Diffuser sûrement et efficacement
Une fois que vous avez terminé votre compte-rendu, vous allez le diffuser. Veillez à le faire en préparant un document dans un format non modifiable. Par ailleurs, constituez une liste des destinataires et cherchez à obtenir des accusés de réception, quel que soit le moyen par lequel vous leur transférez le document. Si votre organisation dispose d’un serveur partagé, sauvegardez le compte-rendu dans cette mémoire.
