La facturation électronique s’adopte de plus en plus dans le monde des affaires, en raison de ses avantages pratiques, économiques et environnementaux. Il s’agit, pour une entreprise d’émettre, de recevoir et de traiter des factures sous forme électronique sans recourir au papier physique. En France, la législation sur la dématérialisation des factures entre définitivement en vigueur en 2024 et en 2025 pour toutes les entreprises. Que retenir de la facturation électronique ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses principaux avantages ? On vous en dit tout dans ce guide.
Qu’est-ce que la facturation électronique entre entreprises ?
La facturation électronique interentreprises est une technique de facturation qui permet aux entreprises d’émettre, de recevoir et de traiter des factures de manière numérique. Elle se conçoit à l’aide d’un ensemble de logiciels spécialisés.
En réalité, les factures électroniques ou e-invoicing sont souvent transférées via des réseaux informatiques sécurisés et peuvent être reçues et traitées immédiatement par les systèmes comptables de l’organisation cliente. Elles peuvent s’utiliser dans de nombreux secteurs, notamment le commerce de détail, la finance, les services publics, l’industrie, l’agriculture, etc.
En effet, la facture électronique s’applique à tous les achats et ventes de produits et/ou de services entre entreprises assujetties à la TVA.
En France, ces entreprises doivent être installées sur le territoire national, y compris les opérations de facturation concernées.
Comment fonctionne la facturation électronique entre entreprises ?
La facturation électronique entre entreprises est un processus relativement simple. Elle suit un schéma bien structuré afin d’atteindre les objectifs visés. Il s’agit notamment de :
L’émission des factures dématérialisées
Tout commence par la création de la facture par une entreprise tierce. En effet, l’entreprise (émetteur) de la facture crée une facture en format électronique à l’aide d’un logiciel de facture et devis spécialisé.
L’envoi de la facture numérique
La facture nouvellement créée est ensuite envoyée à la société cliente via un réseau informatique sécurisé, telle qu’une plateforme de facturation électronique ou par e-mail.
La réception de la facture numérique
L’entreprise cliente reçoit quant à elle la facture numérique et l’importe dans son système de comptabilité. Une fois la facture importée, elle est vérifiée et traitée par le système de comptabilité de la société cliente, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
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Quels sont les champs d’application de la facture dématérialisée ?
La facture numérique peut s’utiliser dans de nombreux domaines et secteurs d’activité pour faciliter les échanges commerciaux. Voici quelques-uns des champs d’application les plus courants de la facture numérique.
Les transactions B2B
C’est le premier champ d’application de la facture numérique entre entreprises. En effet, elle s’utilise largement dans les transactions B2B (entreprise à entreprise). Les entreprises peuvent donc échanger des factures électroniques avec leurs partenaires commerciaux. Cela simplifie le processus de facturation et réduit les erreurs. En outre, les factures électroniques peuvent être intégrées directement dans les systèmes de comptabilité des entreprises clientes. Cela permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité.
Le commerce électronique
Le commerce électronique est l’un des domaines les plus courants d’utilisation de la facture numérique. Les entreprises qui vendent des biens et des services en ligne peuvent utiliser la facture numérique pour facturer leurs clients et simplifier le processus de paiement. Les factures numériques peuvent être envoyées directement aux clients par e-mail, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les coûts de traitement.
Les services publics
Les services publics tels que les compagnies d’eau, de gaz et d’électricité peuvent également utiliser la facture digitalisée pour facturer leurs clients. Les factures numériques peuvent être envoyées directement aux clients, ce qui réduit les coûts de traitement et améliore l’efficacité. Dans le cadre de la commande publique, ce système de facturation dématérialisée trouve un autre champ d’expression non négligeable.
Les administrations publiques
Les administrations publiques peuvent également utiliser la facture numérique pour simplifier le processus de facturation et réduire les coûts de traitement. Les factures électroniques peuvent être envoyées directement aux ministères et aux organismes publics concernés, ce qui facilite le traitement et le paiement des factures.
Les services financiers
Les services financiers tels que les banques, les assurances et les sociétés de gestion de patrimoine peuvent également utiliser la facture numérique pour facturer leurs clients. Les factures électroniques peuvent s’intégrer directement dans les systèmes de comptabilité des clients, ce qui permet de réduire considérablement les coûts de traitement.
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Facture électronique : quel calendrier pour sa mise en place ?
La France a mis en place un calendrier pour l’application de la facturation numérique pour les entreprises et les travailleurs indépendants. Il s’agit notamment d’une disposition de l’article 3 de l’arrêté du 15 septembre 2021. Ce dernier planifie l’implémentation de la facture numérique pour différentes structures.
- À partir du 1er juillet 2024 : tous les assujettis doivent recevoir des factures numériques.
- À partir du 1er juillet 2024 : toutes les grandes entreprises doivent émettre des factures électroniques.
- À partir du 1er janvier 2025 : toutes les entreprises de taille moyenne devront émettre ou transmettre des factures électroniques.
- À partir du 1er janvier 2026 : toutes les micro-entreprises – y compris les freelances –, les petites et les moyennes entreprises devront émettre des factures numériques.
Toutefois, la facture numérique vient révolutionner le système de facturation classique basé sur du papier. C’est une avancée technologique du temps présent qui va modifier certaines pratiques courantes du monde de l’entreprise.
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Quels sont les outils de facturation entre entreprises ?
La facturation entre entreprises est une activité essentielle dans la gestion des transactions commerciales. Il existe plusieurs outils de facturation que les entreprises peuvent utiliser pour automatiser et faciliter le processus de facturation. Nous présentons quelques-uns de ces outils ci-dessous.
Les logiciels de facturation
Les logiciels de facturation sont des outils qui permettent aux entreprises de générer des factures électroniques, de les envoyer, de les suivre et de les gérer. Ces logiciels se basent généralement sur le cloud et peuvent s’utiliser à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone. Les logiciels de facturation permettent également de personnaliser les factures et de les envoyer directement aux clients par e-mail.
Les solutions de paiement en ligne
Les solutions de paiement en ligne permettent aux entreprises de recevoir des paiements rapidement et en toute sécurité. Les clients peuvent payer directement depuis la facture électronique en utilisant des méthodes de paiement en ligne accessibles. Par ailleurs, ces solutions de paiement en ligne permettent de réduire les délais de paiement et d’automatiser le processus de facturation.
Les systèmes de gestion des finances
Les systèmes de gestion des finances permettent aux entreprises de gérer tous les aspects de leurs finances, y compris la facturation. Ces systèmes offrent des fonctionnalités de facturation électronique, de gestion des stocks, de suivi des dépenses, de gestion des clients et des fournisseurs, et bien plus encore. Aussi, les systèmes de gestion des finances sont essentiels pour les entreprises qui souhaitent avoir une vue d’ensemble de leur situation financière.
Les API de facturation
Les API de facturation permettent aux développeurs de créer des applications qui peuvent se connecter directement aux systèmes de facturation des entreprises. Ces API de facturation offrent des fonctionnalités telles que les suivantes :
- Création de factures ;
- Gestion des clients ;
- Gestion des paiements ;
- Facturation récurrente, etc.
Les API de facturation sont idéales pour les entreprises qui souhaitent personnaliser leur solution de facturation.
Les services de facturation tiers
Les services de facturation tiers sont des entreprises spécialisées dans la facturation et le traitement des paiements. Ces entreprises offrent des fonctionnalités de facturation électronique, de suivi des paiements, de rappels de paiement et bien plus encore. Les services de facturation tiers sont généralement payants.
Ils offrent des fonctionnalités avancées pour les entreprises qui souhaitent externaliser leur processus de facturation. Les entreprises auront la possibilité d’éditer leur facture en ligne sur des plateformes certifiées. C’est d’ailleurs le cas avec la plateforme publique Chorus Pro ou de la plateforme de dématérialisation partenaire de l’administration (PDP).
