Cela fait déjà plus de 150 ans que l’invention du téléphone est venue révolutionner la façon de communiquer. Elle a rendu possible la communication à distance et s’est avérée un vecteur de développement capital pour l’humanité. La forme de communication téléphonique la plus répandue pendant le 20e siècle à travers le réseau téléphonique commuté (RTC) est en passe d’être remplacée par une technologie basée sur Internet : la VoIP. Avec l’arrêt programmé des lignes RTC en France, la migration vers le VoIP devient inévitable à moyen terme pour les entreprises. Nous présentons dans cet article tout ce que vous devez savoir pour vous décider à organiser cette transition en entreprise.
Définition et fonctionnement de la téléphonie VoIP
VoIP est un sigle qui signifie Voice over Internet Protocol. Faisons le point sur son acception et son fonctionnement.
Définition
La VoIP (Voice over Internet Protocol) ou téléphonie VoIP est un système de communication à distance qui permet de transmettre de la voix et de la vidéo d’un terminal à un autre en passant par le réseau Internet. Cette technologie a émergé dans les années 1990 et a été vulgarisée vers 2003, via notamment l’application grand public Skype. Selon le rapport Worldwide Voip Phone Systems Market 2020, le taux de croissance de la technologie VoIP sera de 20 % entre 2020 et 2024.
Fonctionnement de la téléphonie VoIP
De façon générale, on peut présenter le fonctionnement de la téléphonie VoIP en le différenciant de celui de la téléphonie classique. Avec le RTC (réseau téléphonique commuté) classique, les données vocales captées par le terminal sont transformées en signal analogique. Puis, elles sont transportées via un réseau de câbles en cuivre. Avec la VoIP par contre, les données vocales sont compressées au moyen d’un codec. Puis elles sont envoyées via le réseau Internet sous forme de paquets de données numériques, qui sont ensuite décompressés et reconvertis en données vocales au niveau du destinataire.
Ainsi pour installer un réseau VoIP dans votre entreprise, vous devez disposer d’un standard téléphonique IP. Ce dernier est à utiliser en lieu et place de votre standard téléphonique classique (Private Automatic Branch eXchange).
Le standard téléphonique IP, appelé IPBX, s’installe selon plusieurs modalités :
- Un IPBX physique : ici, il prend la forme d’un autocommutateur téléphonique à l’intérieur d’un boîtier, installé dans l’entreprise.
- Un Centrex : il est utilisé dans le cadre d’une infrastructure téléphonique partagée par plusieurs clients. Le centrex est installé chez l’opérateur VoIP et le service à l’entreprise passe par un serveur dédié.
- Un IPBX virtuel : avec cette option, le standard téléphonique reste entièrement dédié à l’intérieur de l’entreprise, mais est complètement dématérialisé dans le cloud.
Les utilisateurs de la téléphonie VoIP peuvent utiliser 3 types de terminaux :
- Un téléphone IP Wi-Fi : il s’agit ici d’un terminal téléphonique physique classique connecté au Wi-Fi.
- Un téléphone IP : cette option est similaire à la première, à la différence que le téléphone est connecté à Internet par câble.
- Un softphone : cette option renvoie en réalité à un logiciel installé sur un ordinateur équipé d’un micro et d’une sortie audio.
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Les avantages pour une entreprise à migrer vers la téléphonie VoIP
La migration vers la téléphonie VoIP serait obligatoire dans les prochaines années. Les avantages de cette technologie VoIP pour une entreprise comparativement à une installation RTC classique sont nombreux.
Économie de frais téléphoniques
Le premier avantage de la migration vers la téléphonie VoIP est économique. Les appels effectués sur VoIP vous feront économiser des sommes non négligeables, comparativement à ce que vous dépensez pour vos factures téléphoniques sur RTC. Puisque la VoIP utilise un protocole Internet, il n’y a pas de surcoût pour les appels internationaux. L’économie est donc plus sensible pour les entreprises ayant des activités à l’international (fournisseurs, clients, filiales et maison-mère). De plus, le matériel à installer pour la VoIP est à des prix assez bas et sa maintenance est facile à réaliser.
Adaptabilité et installation
La téléphonie VoIP est facile à déployer au sein de l’entreprise. L’IPBX est plus facile à installer que le commutateur pour RTC, avec un réseau de câbles moins complexe. Par ailleurs, la structure du réseau VoIP de votre entreprise peut facilement être modifiée.
Cette modification permettrait notamment de suivre les changements de votre entreprise en cas de restructuration ou de recrutement de nouveaux collaborateurs.
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Nette qualité d’appel
Cet avantage sera celui que les utilisateurs au sein de l’entreprise identifieront le plus rapidement. Avec la téléphonie VoIP, la qualité et la fidélité du son sont impeccables. Cela est dû au mode de transport des données vocales. Ainsi, sous réserve d’une connexion Internet de bonne qualité, la conversion en données numériques est plus fiable qu’en données analogiques.
Vidéo et conférence
La VoIP permet non seulement de passer des appels, mais peut aussi être utilisée comme outil de travail en équipe. Le système VoIP de votre entreprise permet de faire des appels conférences entre plusieurs personnes en même temps. La vidéoconférence est aussi possible, ainsi que le partage de captures d’écran ou encore le chat en interne.
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Boite vocale et standard téléphonique pro
Le standard téléphonique en VoIP possède de nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez le paramétrer de sorte à obtenir une expérience similaire à celle que vous offrirait une réceptionniste. Ainsi, avec son standard téléphonique pro, vous pouvez :
- Enregistrer un message de bienvenue personnalisé pour les appelants ;
- Faire enregistrer les appels ;
- Obtenir des statistiques d’appels détaillées ;
- Mettre en place une liste noire pour rejeter des appels indésirables ;
- Obtenir une transcription textuelle des messages et la faire envoyer par e-mail ;
- Écouter des messages à distance.
Optimisation de la relation clientèle
La téléphonie VoIP permet aussi aux entreprises d’optimiser la gestion de leur clientèle. Les solutions logicielles de VoIP peuvent s’intégrer à votre logiciel CRM (customer relationship management) de gestion de la relation client. Ainsi, le croisement des données enregistrées dans le système CRM et des données enregistrées par la téléphonie VoIP donne à l’entreprise de nouvelles pistes d’analyse pour créer plus de valeur à partir de votre relation client.
Centralisation des données
L’on peut stocker toutes les données échangées via VoIP sur un cloud dédié. La téléphonie VoIP permet donc de centraliser toutes les données échangées à l’intérieur de l’entreprise comme à l’extérieur. Les conversations téléphoniques, les conférences, la messagerie et le Fax peuvent tous être opérés à partir de la VoIP et stockés sur le cloud. Cet archivage centralisé permet une meilleure gestion de l’information, tant pour des audits que pour le traitement de données.
Mobilité et productivité
L’usage de la VoIP favorise la performance. Les limites liées à l’accès à votre numéro professionnel uniquement à l’intérieur du bureau disparaissent. Grâce à une application à installer sur son téléphone mobile ou son ordinateur, chaque employé pourra continuer à appeler et recevoir des appels même hors des bâtiments de l’entreprise. Il reste donc joignable 24 heures sur 24 et peut utiliser son numéro professionnel même en voyage d’affaires. Le numéro VoIP est international ; il ne possède pas d’indice géographique. De plus, l’intégration dans un même système de tous les modes de communication interne et externe (appels, conférence, messagerie, fax, stockage sur le cloud) permet d’améliorer la productivité des employés et facilite le télétravail.
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