Étant un outil de marketing et de communication professionnel, la mauvaise utilisation de l’email peut mettre à mal votre politique de protection des données personnelles. Même si l’email n’est pas le moyen de communication le plus récent, il continue de dominer dans le processus de communication d’entreprise. Pour cette raison, il est essentiel de bien comprendre son fonctionnement pour éviter les erreurs embarrassantes. Ainsi, lorsque vous envoyez un e-mail, les champs Cc et Cci apparaissent sous ou à côté du champ « À » et sont utilisés pour inclure des destinataires supplémentaires.
Cette option est disponible aussi bien depuis les logiciels clients mail (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Protonmail…) que depuis les services de messagerie en ligne (Gmail, Yahoo mail, Zoho Mail…). Quelle est la différence et comment bien utiliser les champs Cc et Cci ? Voyons ce qu’ils signifient et quand vous devez les utiliser. On vous explique tout !
Cc ou Cci : quelle est la différence ?
Cc et Cci envoient tous deux des copies d’un message électronique à d’autres destinataires. La principale différence est que les destinataires en Cc sont visibles pour les autres, alors que les destinataires Cci ne le sont pas.
Les destinataires Cc recevront toutes les réponses supplémentaires à l’e-mail, à condition que la fonction « Répondre à tous » soit utilisée. Par contre, les destinataires de la fonction Cci ne recevront aucun autre message, sauf si vous décidez de le leur transférer.
Si par exemple, votre patron vous demande d’accomplir une tâche telle que l’obtention d’informations auprès d’une organisation partenaire, vous pouvez mettre votre patron en CC dans l’e-mail. De cette façon, votre patron voit que vous avez fait ce qui était demandé, et il peut rester au courant de toute communication ultérieure avec le partenaire.
Imaginons maintenant que vous deviez envoyer un courriel pour communiquer des informations importantes sur un événement, comme les heures d’enregistrement et le matériel à apporter. L’e-mail sera envoyé à une liste comprenant tous les participants à l’événement. Dans ce cas, vous devez utiliser la fonction Cci pour protéger la vie privée de vos participants.
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Le champ Cc : que signifie-t-il et comment l’utiliser ?
Immédiatement mis en dessous du champ sur les différents fournisseurs de service d’email, le champ Cc est utilisé dans des conditions bien spécifiques.
Que désigne le champ Cc lors de l’envoi d’un e-mail ?
L’abréviation Cc signifie « Copie Carbone ». Les destinataires de Cc reçoivent une copie exacte de l’e-mail et de toute autre réponse envoyée en cliquant sur « Répondre à tous » dans le fil de discussion. Tous les destinataires de l’e-mail verront également qui a été mis en copie.
Le champ Cc fonctionne exactement comme le champ « À ». Toutefois, le fonctionnement du courrier électronique veut que seuls les principaux destinataires de l’e-mail apparaissent dans le champ « À ». Les destinataires principaux sont plus directement concernés par l’e-mail et sont généralement censés répondre ou prendre des mesures.
Pour les destinataires Cc, en revanche, la réponse et l’action sont généralement facultatives. L’objectif principal du champ Cc est simplement d’informer le destinataire. C’est pour cette raison qu’on l’appelle souvent « copie de courtoisie ».
Quand faut-il utiliser le champ Cc ?
L’option Cc s’utilise lorsque vous souhaitez que la liste de diffusion soit visible par tous les destinataires et que chacun soit inclus dans le reste du fil de discussion. Voici quelques utilisations spécifiques de CC. En entreprise, il permet de :
- tenir la direction et les autres parties concernées au courant de l’état d’avancement des projets ;
- communiquer une urgence si vous incluez les hauts responsables de l’entreprise dans le champ « Cc » (vous indiquez que le contenu d’un e-mail est important et urgent) ;
- présenter des contacts des uns aux autres (de cette façon, ils peuvent voir leurs adresses électroniques respectives).
Vous pouvez également le faire en incluant les deux destinataires dans le champ « À », mais les deux approches sont appropriées.
Imaginons que vous travaillez sur le lancement d’un produit qui implique un rédacteur, un concepteur, un administrateur Web et divers membres des équipes de marketing et de développement de produits.
Vous devez envoyer une mise à jour importante au concepteur. Cette mise à jour pourrait avoir un impact sur le calendrier du projet et donc sur les autres personnes concernées. Mettez votre concepteur dans le champ « À », puis Cc autres parties intéressées, y compris la direction.
⚠️ATTENTION : On a souvent tendance à croire, Cc signifie Copie Cachée ce qui est erreur ! Pour éviter de vous tromper, rappelez vous bien que les deuxième c de l’acronyme désigne Carbone.
Le champ Cci : que signifie-t-il et comment l’utiliser ?
Encore connu sous l’appellation Bcc (Blind Carbone Copy), le champ Cci est très utilisé dans le domaine de l’email marketing.
Que désigne le champ Cci lors de l’envoi d’un e-mail ?
L’abréviation Cci signifie » Copie Carbone Invisible « . Les destinataires Cci reçoivent également une copie exacte de l’e-mail. Cependant, ils ne voient pas les réponses ultérieures dans le fil de discussion et les autres destinataires de l’e-mail ne verront pas ceux qui ont reçu l’email en Cci.
La fonction Cci est le plus souvent utilisée pour les courriels de masse et les messages destinés aux abonnés. Elle protège la vie privée des destinataires en cachant leur adresse électronique aux autres destinataires qu’ils ne connaissent pas. En outre, l’e-mail a un aspect plus propre et plus personnel sans une longue liste de destinataires.
Quand faut-il utiliser le champ Cci ?
Le champ Cci est utilisé lorsque vous souhaitez inclure des destinataires supplémentaires, mais que vous ne voulez pas que les destinataires sachent qui d’autre reçoit l’e-mail. Voici quelques utilisations spécifiques de Cci.
Pour une liste de diffusion
Chaque fois que vous envoyez un e-mail à de nombreux destinataires qui ne se connaissent pas, il est essentiel d’utiliser la fonction Cci. Lorsque vous lancez une campagne d’e-mailing, la dernière chose que vous voulez faire est d’offenser vos abonnés en dévoilant leur email privé.
Pour une newsletter
Comme pour l’envoi des mails à une liste de diffusion, vous devez utiliser le protocole Cci lorsque vous envoyez une newsletter. Cette précaution vous permet d’éviter d’exposer les noms et adresses électroniques des abonnés les uns aux autres sans leur consentement. Si un trop grand nombre de personnes sont contrariées par vos e-mails et se désabonnent, vous risquez de figurer sur une liste noire, qui peut marquer vos e-mails comme des spams.
Pour éviter que tout le monde fasse « répondre à tous »
Si vous envoyer un mail à plusieurs personnes pour leur poser la même question qui attend une réponse qui ne concerne pas les autres, il est préférable d’utiliser le Cci. En effet, lorsque vos destinataires vont vous répondre, s’ils ne font pas attention, ils risquent de faire répondre à tous. Au delà du dérangement pour les autres, ils pourraient envoyer indiquer une information confidentielle et la diffuser au plus grand nombre sans le vouloir.
Pour cacher au destinataire principal que vous avez fait un envoi multiple
Dans de rares cas, vous pouvez utiliser la fonction Cci lorsque vous ne voulez pas que le destinataire principal sache que vous avez inclus quelqu’un d’autre dans l’e-mail. Il peut s’agir, par exemple, de fournir des preuves de mauvais comportement aux RH ou de mettre votre patron au courant d’un problème que vous rencontrez avec un client.
Toutefois, pour cette dernière utilisation, vous devez discuter d’abord de votre stratégie avec le destinataire du champ Cci. En effet, s’il appuie “Répondre à tous” pour vous faire un retour, les personnes figurant dans les champs « À » ou « CC » sauront que vous avez mis une personne en copie cachée.
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Comment envoyer un mail en copie cachée avec Outlook ou Gmail (CC ou CCi) ?
Maintenant que vous avez bien compris la différence, il est temps passer à l’action ! Le tuto ci-dessous vous explique comment choisir Cc ou Cci dans les messageries Gmail et Outlook.
À vous de jouer !
