Synchroniser sa boite mail Outlook sur plusieurs appareils est aujourd’hui nécessaire, voire indispensable. Par exemple, lorsque vous occupez plusieurs postes de travail ou lorsque vous êtes souvent amené à travailler hors bureau ou à domicile, l’importance d’avoir une boite mail Outlook synchronisée sur vos appareils revêt tout son sens. Mais comment procéder ? Suivez nos conseils et étapes pour réussir la synchronisation de votre messagerie Outlook sur vos appareils.
Sommaire :
L’importance de la synchronisation sur Outlook
Outlook est une solution de messagerie électronique au même titre que d’autres solutions et applications de messagerie telles que Gmail ou Yahoo, fonctionnant donc différemment des applications de messagerie instantanée (il est tout de même possible d’envoyer des messages instantanés avec Outlook). Étant quelque peu moins connu pour certains utilisateurs, il est possible que d’aucuns ne sachent pas comment il fonctionne.
Outlook est un service de messagerie mis sur pied par Microsoft. Sa cible initiale était les professionnels et les entreprises. Il propose alors de nombreuses options et fonctionnalités. Celles-ci permettent de mieux organiser le travail, de planifier les journées et de faire un bilan d’activités en fin de journée. Outlook permet d’accomplir de nombreuses tâches, parmi lesquelles :
- La lecture et l’envoi d’emails ou de messages instantanés ;
- La gestion de calendrier avec rendez-vous ;
- Le suivi des travaux de groupe ;
- L’organisation des dossiers de messages, spam, etc.
Le choix de la synchronisation de la messagerie d’Outlook offre de nombreux avantages à ses utilisateurs. La synchronisation permet de travailler en réseau.
Le travail en réseau consiste alors à travailler avec des ordinateurs qui sont liés les uns aux autres. À partir d’un poste de travail, on peut avoir accès aux autres postes de travail.
En d’autres termes, avec la synchronisation d’Outlook, les travaux réalisés dans votre messagerie sont perceptibles et consultables via d’autres appareils. D’autres avantages de la synchronisation sur Outlook peuvent être relevés tels que la rapidité et la simplicité. La synchronisation permet alors d’accéder à la messagerie d’Outlook à partir de n’importe quel autre appareil.
Méthode 1. Utiliser un logiciel pour synchroniser sa boite mail Outlook sur plusieurs appareils
L’usage de certains logiciels ou applications vous permet de synchroniser automatiquement votre boite mail Outlook sur vos différents appareils. Voici quelques logiciels qui peuvent justement faire l’affaire :
Le logiciel de synchronisation Sync2
Sync2 est un logiciel de synchronisation mis sur pied pour l’outil Outlook. Son efficacité est telle qu’il permet assez facilement de synchroniser le compte Microsoft Outlook sur plusieurs appareils. Le logiciel n’a alors besoin que de quelques étapes pour lier le compte. Sync2 fonctionne aussi bien sur ordinateur que sur iPhone, téléphone Android, ou encore sur un compte Google Apps.
Pour fonctionner, le logiciel a besoin d’être installé dans tous les appareils concernés par la synchronisation. Une fois téléchargé, le logiciel Sync2 doit être installé et paramétré. Voici quelques étapes à suivre pour lancer la synchronisation :
- Lancer le logiciel en créant un faux profil ;
- Choisir le serveur FTP, le périphérique de stockage ;
- Prendre l’option Service de partage FTP 4Team ;
- Remplir l’espace email et mot de passe.
Lorsque toutes ces étapes sont accomplies, il ne reste alors plus qu’à lancer la synchronisation en appuyant sur la touche « Terminer ».
Il est toujours possible d’ajouter un appareil après le démarrage de la synchronisation. À cet effet, il faut :
- Télécharger, installer et lancer le logiciel Sync2 sur le nouvel appareil à jouter ;
- Créer un nouveau profil ;
- Prendre l’option « J’ai un identifiant de synchronisation Sync2 » ;
- Saisir l’identifiant généré par l’appareil déjà synchronisé ;
- Enfin, cliquer sur « Terminer » pour démarrer l’assistant de synchronisation.
Le logiciel de synchronisation CB Exchange Server Sync
CB Exchange Server Sync est un logiciel de synchronisation, mais également de migration sécurisée des données entre les serveurs Exchange. CR Exchange Server Sync permet de synchroniser plusieurs comptes Outlook hébergés dans Office 365 ou Exchange Server. L’un de ses principaux avantages est qu’il permet de réaliser un gain de temps considérable.
Le logiciel de synchronisation CB Exchange Server Sync est alors plus adapté lorsque l’utilisateur se sert de deux ou plusieurs comptes de messagerie. Il permet alors la synchronisation de toutes les données, contacts, emails, calendriers et autres. Cela s’effectue à travers différents domaines ou serveurs Exchanges.
S’agissant de son fonctionnement, CB Exchange Server Sync dispose des atouts suivants :
- Installation facile et aucun coût de maintenance ;
- Intégration en direct et bidirectionnelle ;
- Processus d’infraction personnalisé ;
- Déployable dans le Cloud ou sur place.
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L’application Google Workspace Sync for Microsoft Outlook
Proposé par Google, Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) est conçu pour Microsoft Outlook. Il est idéal lorsque l’utilisateur se sert d’Outlook sur plusieurs appareils tels qu’un ordinateur de bureau au travail et un ordinateur portable à la maison. Pour synchroniser Outlook sur les deux ordinateurs, il faut télécharger et installer tout simplement Google Workspace Sync for Microsoft Outlook sur chacun des deux appareils. Il sera alors possible d’accéder à votre messagerie d’Outlook depuis chacun de ces appareils.
Toutefois, il y a certaines informations / données / fonctionnalités d’Outlook qui ne peuvent pas être synchronisées avec Google Workplace. Ces informations ne seront alors visibles que sur l’appareil où elles ont été ajoutées. Il s’agit par exemple de :
- La signature électronique ;
- La liste de diffusion personnelle ;
- Les catégories de couleurs ;
- Les dossiers de contacts personnels pour regrouper des amis.
Méthode 2. Utiliser la synchronisation manuelle pour synchroniser sa boite mail Outlook sur plusieurs appareils
La synchronisation manuelle se met en place sans logiciel ni application. Vous devez donc dans ce cas paramétrer directement votre compte. Voici deux procédures manuelles pour synchroniser sa boite mail Outlook sur plusieurs appareils :
La procédure Mail pour Mac
Voici comment procéder avec Mail pour pc Mac :
- Lancer Mail ;
- Dérouler le menu Mail, puis cliquer sur « préférences » ;
- Afficher l’onglet « compte » et ajouter un nouveau compte en cliquant sur l’onglet positif au coin supérieur gauche.
- Sélectionner la touche « ajouter un autre compte mail », ensuite cliquer sur « continuer » ;
- Entrer le mot de passe et l’adresse Outlook.com ou Outlook.fr. Une confirmation manuelle pourra vous être demandée. Il faudra alors remplir certains champs (serveur IMAP, Nom d’utilisateur) ;
- Cliquer ensuite sur « suivant » et remplir les espaces (Serveur SMTP, Nom d’utilisateur et Mot de passe) ;
- Cliquer ensuite sur « créer », puis sur « suivant ».
- Remplir l’espace « Port : 587 » et laissez coché SSL ;
- Valider enfin en cliquant sur « Créer ».
La configuration manuelle est terminée. Il est possible désormais de consulter les messages Outlook dans Mail.
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La procédure du téléphone ou de la tablette
Synchroniser Outlook avec un smartphone ou une tablette est désormais possible depuis 2015, ceci grâce aux nouvelles applications Outlook pour Android et iOS.
Voici comment synchroniser sa boite mail Outlook sur plusieurs appareils manuellement à partir du smartphone ou de la tablette :
- Vous rendre dans les paramètres de l’appareil ;
- Rechercher la fonction « ajouter un compte dans l’application Outlook » ;
- Sélectionner « ajouter un compte » ;
- Entrer les identifiants du compte Exchange à ajouter (adresse e-mail et le mot de passe) ;
- Autoriser ensuite Outlook à synchroniser vos contacts, votre calendrier, vos taches et notes.
La synchronisation est alors effectuée. Il sera désormais possible de lire les mails d’Outlook dans votre téléphone Android ou iOS.
