La GED c’est quoi ? Définition, Avantages et Conseils

À l’heure de la transition numérique, la gestion des documents d’entreprise est un enjeu majeur. Entre les factures, les contrats, les rapports et autres documents administratifs, les entreprises gèrent chaque jour un flux important de fichiers. C’est ici qu’intervient la GED, un outil essentiel pour organiser, stocker et accéder à ces documents de manière efficace. Mais concrètement, c’est quoi la GED ? Cet article vous propose de découvrir sa définition, ses objectifs, ses fonctionnalités et ses avantages.

La GED c’est quoi ?

La GED définition: (Gestion électronique des documents) est un système informatisé permettant de capturer, classer, stocker, partager et archiver des fichiers numériques ou numérisés. En d’autres termes, il s’agit d’une solution logicielle qui permet de centraliser l’accès aux documents de l’entreprise pour les rendre plus accessibles et mieux organisés. La GED remplace peu à peu les archives papier par des fichiers numériques, facilitant ainsi la recherche d’informations et l’accès à distance.

Plus loin dans l’article, nous décrirons plus en détail la GED signification dans le contexte de diverses organisations.

Les objectifs de la GED

L’objectif principal de la GED est de simplifier et d’optimiser la gestion des documents. Plus précisément, les principaux objectifs sont les suivants :

• Centralisation des documents. Tous les fichiers sont réunis au même endroit.
• Accès rapide et sécurisé. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux fichiers à tout moment.
• Réduction de l’utilisation du papier. La numérisation des documents permet de limiter les archives physiques.
• Optimisation des processus. Automatisation des tâches de classement et de recherche de documents.
• Conformité réglementaire. Conservation des documents conformément aux normes juridiques et réglementaires.

VOIR AUSSI : Compresser un PDF : comment et pourquoi le faire ?

Où utilise-t-on la Gestion électronique des documents ?

La GED est utilisée dans de nombreux secteurs d’activité, notamment :

Les entreprises

Les entreprises centralisent tous leurs contrats, factures et rapports dans une base de données unique, facilitant l’accès et la recherche rapide des fichiers. Les alertes automatisées informent sur les échéances des paiements ou le renouvellement des contrats. De plus, les systèmes de contrôle des versions permettent de suivre les modifications et de revenir à des versions antérieures si nécessaire.

Les administrations publiques

Les administrations publiques utilisent une GED pour archiver numériquement les décisions administratives, ce qui permet un accès rapide et transparent aux informations. Les documents peuvent être consultés en ligne par les citoyens ou les fonctionnaires, réduisant le besoin de supports papier. De plus, les demandes de fichiers administratifs peuvent être automatisées, rendant les services publics plus efficaces.

Le secteur juridique

Les cabinets juridiques gèrent des dossiers clients complets (contrats, preuves, courriers) de manière centralisée et sécurisée. La GED permet de fixer des rappels de délais critiques, par exemple, les dates de dépôt des dossiers auprès des tribunaux. Les signatures électroniques accélèrent la signature des contrats et la validation des documents à distance.

Les hôpitaux et le secteur santé

Les hôpitaux utilisent la GED pour numériser les dossiers des patients, ce qui permet aux médecins d’accéder rapidement à l’historique médical. Ces systèmes sont souvent intégrés aux dossiers médicaux électroniques (DME), facilitant l’accès en temps réel. La protection des données est assurée, garantissant la confidentialité des informations médicales sensibles.

VOIR AUSSI : BCF (BIM Collaboration Format) : qu’est-ce que ce type de fichier ?

Les avantages de la GED pour les entreprises

La mise en place d’une solution de GED présente de nombreux bénéfices pour les entreprises. Voici les principaux avantages :

• Gain de temps. La recherche de documents devient instantanée.
• Réduction des coûts. Moins de papier, moins de stockage physique et une meilleure productivité des équipes.
• Productivité accrue. Les employés accèdent plus facilement aux informations dont ils ont besoin.
• Meilleure sécurité. Les fichiers sont protégés contre la perte, le vol ou les sinistres.
• Conformité réglementaire.  Respect des obligations légales en matière de conservation des documents.

Conseils importants pour optimiser la GED

La GED définition suggère que le système doit servir à centraliser, organiser et protéger les documents de l’entreprise. Nous allons vous donner quelques conseils pour organiser cela.

1. Numérisez et centralisez tous les documents. Évitez la dispersion des fichiers en centralisant les documents dans un seul emplacement sécurisé. Cela facilite l’accès, la recherche et la collaboration.
2. Utilisez des métadonnées et des balises. Les métadonnées permettent d’identifier rapidement le contenu d’un document (date, auteur, type, etc.). Ils facilitent la recherche et l’indexation rapides des fichiers.
3. Convertissez les fichiers au format PDF. Le fichier PDF est un format standardisé pour l’archivage à long terme. Cela garantit l’intégrité, la lisibilité et la conformité des fichiers à long terme. Pour convertir facilement vos documents au format PDF, des outils comme PDF converter permettent d’effectuer cette tâche rapidement et efficacement. Grâce à des solutions fiables telles que PDF Guru, vous pouvez convertir fichier en PDF tout en conservant la mise en page et la structure d’origine.
4. Mettre en place des flux de travail automatisés. Automatisez les processus de vérification et de signature pour gagner du temps et limiter les interventions manuelles. Cela accélère le traitement des documents.
5. Effectuez des vérifications et des sauvegardes régulières. L’audit permet d’identifier les doublons et de supprimer les fichiers obsolètes. Les sauvegardes assurent la récupération des données en cas de problème technique ou de cyberattaque.
6. Utilisez les outils OCR (reconnaissance optique de caractères). Les documents numérisés deviennent consultables à l’aide de mots-clés. Cette technologie convertit les images en texte, facilitant ainsi la recherche d’informations spécifiques.
7. Renforcement de la sécurité et du contrôle d’accès. Restreignez l’accès aux documents sensibles avec des autorisations personnalisées, des mots de passe et des options de cryptage. Cela protège les données sensibles et est conforme au RGPD.

Cet article vous a aidé à répondre à la question : GED c’est quoi ? C’est une solution importante pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion documentaire. Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts, d’augmenter la productivité et de répondre aux exigences légales. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, investir dans un système de GED représente un véritable levier de transformation digitale.