Les logiciels de factures peuvent être classés en plusieurs catégories majeures, qui se distinguent par le mode de fonctionnement et la gamme de fonctionnalités : les logiciels en nuage, les logiciels installés localement, les solutions qui intègrent un module de gestion des stocks, les systèmes ERP dotés de fonctionnalité de facturation et les applications mobiles. Le choix du type approprié dépend de l’envergure de l’activité, du nombre de documents émis et du besoin d’intégration avec d’autres domaines d’activité de l’entreprise.
Sommaire :
Quelles sont les différences entre les types de logiciels de factures?
Bien que chacun d’entre eux soit utilisé à établir des factures, des différences apparaissent dans plusieurs domaines :
- Mode d’accès : navigateur, application locale ou téléphone
- Éventail des fonctionnalités : de la simple facturation à la gestion complète des stocks et de la comptabilité
- Extensibilité : certaines solutions ne sont efficaces qu’avec un nombre faible de documents
- Intégrations : avec les services bancaires, le commerce électronique ou des systèmes externes
- Conformité à la réglementation relative à la facturation électronique obligatoire : tous les logiciels n’ont pas la qualité de Plateforme Agréée
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TOP 5 des types de logiciels de factures
- Logiciels en nuage (SaaS) : accessibles en ligne, depuis un appareil quelconque, sans installation ; c’est le logiciel de factures le plus souvent choisi par les petites et moyennes entreprises en raison de sa simplicité et de son faible coût d’accès
- Logiciel installé localement : les données sont stockées sur l’ordinateur de l’entreprise
- Logiciels dotés d’un module de gestion des stocks : ils combinent la facturation avec la gestion des stocks, ce qui est utile pour les entreprises commerciales et de commerce électronique
- Systèmes ERP avec module de facturation : dans ce cas la facturation constitue l’un des modules d’un système plus complexe intégrant les finances, les ventes et la logistique. Cette solution est convenable aux grandes organisations
- Applications mobiles de facturation : elles permettent d’émettre des factures directement depuis un téléphone, ce que les auto-entrepreneurs et les personnes travaillant sur le terrain apprécient particulièrement
Quels critères faut-il prendre en compte lors du choix ?
Dans le but de comparer les différents types de logiciels, il est utile de se poser quelques questions : Quel est le nombre de factures émises chaque mois ? Est-ce une intégration avec la gestion des stocks ou la comptabilité nécessaire ? Le travail est-il effectué principalement à distance ? Et quel budget peut être consacré à cet outil ? Il est également important de vérifier si la solution choisie assure l’adaptation en temps réel à l’évolution de la réglementation relative à la facturation électronique et si elle possède la qualité de Plateforme Agréée.
Quel type de logiciel de facturation choisir ?
Il n’existe pas de type idéal sur tous les plans : le choix dépend du profil de l’activité de l’entreprise. Les entreprises commerciales qui disposent d’un entrepôt de grande capacité profiteront des solutions dotées d’un module de gestion des stocks, les grandes organisations apprécieront les systèmes ERP, tandis que les auto-entrepreneurs et les personnes travaillant sur le terrain privilégieront les applications mobiles. Pour la plupart des petites et moyennes entreprises, le meilleur compromis reste toutefois les solutions en nuage, telles que VosFactures, qui allient flexibilité et faible coût d’entrée.
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FAQ : logiciels de factures
En quoi un logiciel de factures en ligne diffère-t-il d’un logiciel installé localement ?
Le logiciel en ligne fonctionne par l’intermédiaire d’un navigateur et est accessible depuis un appareil quelconque. Les données sont stockées sur les serveurs du fournisseur. Vous installez le logiciel local sur un seul ordinateur et vous êtes seul responsable de vos données et de leurs sauvegardes.
Un logiciel de factures en nuage est-il sûr et conforme à la réglementation ?
Les prestataires réputés ont recours au chiffrement des données et effectuent régulièrement des sauvegardes. Néanmoins il est toujours recommandé de vérifier au cas par cas auprès du prestataire s’il respecte la réglementation locale en matière de facturation électronique.
Que signifie « Plateforme Agréée » ?
Ce terme désigne une plateforme ayant la qualité de « Plateforme de Dématérialisation Partenaire » (PDP), à savoir une plateforme agréée par l’administration fiscale française pour prendre en charge la facturation électronique obligatoire en France.
Existe-t-il des versions gratuites ou des périodes d’essai ?
La plupart des logiciels en nuage proposent une période d’essai gratuite, et certains offrent une formule gratuite avec un nombre limité de factures par mois.
