La notion de raison sociale est généralement évoquée lorsqu’on parle d’entreprise, société, et plus précisément de création d’entreprise. La raison sociale fait partie des éléments de désignation d’une entreprise. Beaucoup plus qu’une simple appellation, la raison sociale d’une entreprise a une importance juridique, car déterminante pour sa classification. Dans ce guide, nous allons aborder les questions relatives au choix de la raison sociale, à sa protection, et à sa modification. Mais tout d’abord, commençons par sa définition.
Sommaire :
Qu’est-ce que la raison sociale ?
Pour bien comprendre ce qu’est la raison sociale d’une entreprise, il faudrait déjà la définir et enfin la distinguer des autres notions voisines qui s’y rapprochent.
Définition de la raison sociale
La raison sociale d’une entreprise est le nom officiel attribué à une société ou personne morale. Elle a la même importance que le patronyme chez une personne physique. Elle permet donc l’identification de l’entreprise à l’égard des tiers ou d’autres entreprises. Son choix est librement déterminé par les fondateurs ou propriétaires de la société. Sa modification peut se faire à tout moment, selon les règles en vigueur.
Lorsque vous créez une société, la raison sociale de celle-ci s’acquiert dès son enregistrement ou immatriculation par le Greffe du tribunal de Commerce au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). La raison sociale fait partie, au même titre que l’adresse du siège social, le montant du capital social, ou encore le nom du représentant social, des éléments constitutifs du dossier de création de la société.
La raison sociale est mentionnée sur les statuts juridiques de l’entreprise et doit figurer sur tous ses documents officiels administratifs et commerciaux, tels que l’extrait Kbis.
La raison sociale, au même titre que la marque, fait partie patrimoine de l’entreprise et représente une valeur immatérielle.
Différences entre la raison sociale et les notions voisines
La raison sociale doit être distinguée des notions voisines qui rentrent elle aussi dans l’identification de l’entreprise. Il s’agit de la dénomination sociale, le nom commercial, ou encore l’enseigne.
La dénomination sociale a la même valeur juridique que la raison sociale. Les deux notions servent à la désignation de la société sur ses documents administratifs et commerciaux. Toutefois, la différence entre les deux notions est que, la raison sociale est généralement employée pour désigner les sociétés civiles, telle la SCI (Société civile immobilière). La dénomination sociale est alors pour sa part employée comme nom légal des sociétés commerciales (SARL, SA, SAS, etc.). Notons pour préciser ici que, s’agissant des autoentrepreneurs, ceux-ci n’ont pas généralement besoin de raison ou dénomination légale. L’autoentreprise sera tout simplement identifiée par les nom et prénom de l’entrepreneur.
Le nom commercial, pour sa part, est utilisé pour désigner une entreprise ou une activité. Il se rapproche de la marque en ce sens qu’il peut être enregistré.
Le nom commercial entre dans les composantes immatérielles du fonds de commerce. Il peut être inscrit au RCS et peut correspondre au nom de l’entreprise ou toute autre dénomination.
L’enseigne, enfin, correspond au nom de l’entreprise. Il permet d’identifier le local qui abrite le fonds de commerce et où il est exploité. Il facilite la localisation du lieu d’exploitation.
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Comment choisir la raison sociale ?
Faire le choix de la raison sociale de l’entreprise est de la responsabilité des fondateurs et propriétaires. Il s’agit d’un exercice d’une importance capitale pour l’entreprise. Généralement pour désigner une entreprise, le propriétaire va opter pour un nom en lien avec l’activité que compte mener l’entreprise. Il est commun aussi de voir des entreprises dont la raison sociale inclut le nom du propriétaire ou l’un des associés. Il est également possible que la raison sociale soit une appellation fantaisiste. Nous vous conseillons de retenir, comme raison sociale, une appellation courte et impactante.
Pour retenir une appellation comme raison sociale de la société, l’entrepreneur doit respecter certaines étapes importantes. Nous les avons développés dans les points ci-dessous.
Vérification de la disponibilité de la raison sociale
La vérification de la disponibilité de la raison sociale se fait par une recherche d’antériorité. Cette étape a pour but de vérifier si l’appellation retenue pas l’entrepreneur ou les associés n’est pas déjà utilisée par une autre entreprise. L’idée est de ne pas choisir une raison sociale déjà choisie par une autre entreprise, ou alors qui s’en rapproche fortement.
Toute ressemblance entre plusieurs raisons sociales pourrait entraîner des confusions auprès des consommateurs ou toute tierce personne.
La vérification sert également à protéger les associés contre d’éventuelles poursuites judiciaires. En effet, en retenant une raison sociale identique (ou presque) à une autre déjà utilisée, si cette dernière a fait l’objet d’une marque déposée, l’entrepreneur s’expose à des poursuites judiciaires, au motif de concurrence déloyale ou contrefaçon. Pour se rassurer de la disponibilité d’une raison sociale, les associés doivent faire des recherches dans le site de l’Infogreffe. Ils peuvent également consulter la base de données mise à disposition par l’INPI (Institut Nationale de la Propriété Intellectuelle).
Vérification de la conformité à la loi
La loi encadre le choix de la raison sociale. Il est permis d’utiliser les lettres de l’alphabet, des chiffres, ou encore des sigles. Mais vous ne pourrez pas utiliser les signes de ponctuation, les symboles d’argent ou encore les astérisques, etc.
Par ailleurs, vous devez respecter deux règles, s’agissant du contenu de la raison sociale. Il s’agit de :
- La raison sociale doit être légale et conforme aux normes sociales ;
- Elle doit être utilisée uniquement dans son contexte, et non en dehors. Ceci concerne davantage les secteurs réglementés. La loi interdit l’usage de la raison sociale évoquant la banque, la médecine, l’architecture, si l’activité réelle de la société ne s’y rapporte pas.
Option pour un nom attractif
Le nom que vous retenez comme raison sociale de votre entreprise doit avoir une dimension commerciale et marketing, notamment si l’entreprise est commerciale. La raison sociale doit permettre à l’entreprise d’avoir un impact fort qui lui permettra de se distinguer de la concurrence. Cela permettra aux clients et visiteurs par la même occasion de facilement mémoriser la raison sociale de l’entreprise. Pour cela, l’entrepreneur ou les associés doivent trouver une raison sociale avec les caractéristiques suivantes :
- Courte, simple et facile à retenir ;
- Originale, sans être fantaisiste pour autant ;
- Évocatrice, elle doit donner rapidement un aperçu des activités de la société ;
- Traduisible plusieurs langues internationales, notamment si le l’entrepreneur veut étendre ses activités à l’international.
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Comment protéger la raison sociale ?
Bien que la raison sociale ne soit pas une marque, elle peut toujours faire l’objet de protection au même titre que celle-ci. C’est son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) qui confère à la raison sociale d’une entreprise son statut protégé. C’est dire donc que dès lors qu’une entreprise est immatriculée au RCS, la protection de sa raison sociale prend immédiatement par la même occasion.
Lorsque vous choisissez une raison sociale pour votre entreprise, vous devez d’abord vérifier que ladite raison sociale n’a pas été auparavant choisie par un autre entrepreneur. Vous devez également vérifier qu’elle n’a pas été déposée.
Si vous vous trouvez dans au moins l’une de ces deux situations, alors vous risquez de faire l’objet d’action en justice pour concurrence déloyale ou contrefaçon.
À votre tour, si vous avez trouvé une raison sociale disponible, soit qui n’est pas encore été utilisée par une autre entreprise, soit parce qu’elle n’a pas été déposée, alors vous devez impérativement la protéger. La protection de votre raison sociale est très simple. La raison sociale est protégée simplement par les deux moyens évoqués plus haut dans ce guide. L’immatriculation au RCS et l’enregistrement à l’INPI. Par ces deux moyens, vous rendez votre raison sociale, indisponible. C’est dire donc que, tout entrepreneur qui aura choisi une raison sociale, identique à la vôtre, ou qui s’en rapprocherait fortement, trouvera lors de sa vérification de disponibilité ou encore recherche d’antériorité que ladite raison sociale est déjà protégée.
Comment modifier la raison sociale ?
Lorsque vous avez compris ce qu’est une raison sociale pour une entreprise, vous savez comment choisir votre raison sociale, et comme la protéger, vous devez enfin savoir comment vous pouvez la modifier. La modification de la raison sociale passe par trois points que nous avons développés ci-dessous.
Modification des statuts de l’entreprise
La modification de la raison sociale d’une entreprise entraîne inéluctablement une modification de ses statuts. En effet, la raison sociale est mentionnée et contenue dans les statuts de l’entreprise. Pour valablement modifier les statuts de l’entreprise, cela doit s’effectuer dans le respect de la procédure de modification. Cette procédure doit scrupuleusement être respectée, faute de quoi la modification pourra être contestée par toute personne intéressée.
La procédure de modification commence par la convocation d’une assemblée générale extraordinaire (AGE). Les membres de l’assemblée générale extraordinaire choisissent par vote la nouvelle raison sociale de l’entreprise.
La modification de la raison sociale se fait suivant un délai bien déterminé et a un coût.
Au sortir, de l’assemblée générale extraordinaire, il est établi un procès-verbal (PV d’AGE). Ce document indique les résultats du vote et la nouvelle raison sociale retenue.
Vérification et publicité officielle de la nouvelle raison
Le choix d’une raison sociale est soumis à la vérification de sa disponibilité et de sa conformité. Ces conditions valent tout autant pour le choix de la raison sociale lors de la création de la société que pour son changement en cours d’existence. C’est dire donc qu’il faut également vérifier que la nouvelle raison sociale est bien :
- Disponible : elle n’a fait l’objet d’aucun enregistrement à l’INPI (Institut National de la Propriété Intellectuelle) ou immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés) ;
- Conforme aux à l’ordre public et aux bonnes mœurs
S’agissant de sa disponibilité, il faut rappeler que la nouvelle raison sociale ne doit pas prêter à confusion avec l’ancienne. Il ne doit pas y avoir de risque de confusion possible. Enfin, si l’entreprise exerce dans un secteur d’activité réglementé, il faudrait absolument que la nouvelle raison sociale permette la conservation de l’agrément.
La nouvelle raison sociale doit être publiée. Il s’agit là d’une prescription légale. La loi exige que soit publiée la nouvelle raison sociale. La publicité sur fait sur un journal d’annonces légales. Doivent y figurer, aussi bien l’ancienne raison sociale que la nouvelle. Désormais, la publication peut le faire en ligne.
S’agissant du coût de la modification de la raison spéciale, l’entrepreneur doit prévoir :
- 150 € environ de frais de parution ;
- 225,5 € environ de frais de greffe ;
- Entre 500 et 1000 € environ de frais d’avocats
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Dossier de modification de la raison sociale au greffe
Une fois actée, la nouvelle raison sociale doit être communiquée au tribunal de commerce. L’entrepreneur doit constituer un dossier de changement de raison sociale. Le dossier complet doit être déposé au Greffe du tribunal de commerce compétent. Le Greffe va alors procéder à la modification de la raison sociale de l’entreprise dans le registre du commerce et des sociétés.
Le dossier de modification de raison sociale doit être déposé au greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant la date d’émission de l’acte de la nouvelle raison sociale de l’entreprise.
Le dossier de modification doit comporter les pièces suivantes :
- Un formulaire Cerfa M2 (téléchargeable en ligne ou auprès du greffe du tribunal de commerce compétent) ;
- Des exemplaires certifiés conformes de l’acte de changement de dénomination sociale de l’entreprise et du document mentionnant les statuts de l’entreprise à jour ;
- L’attestation de parution de l’avis de changement de dénomination sociale dans un journal d’annonces légales ;
- Le paiement par chèque à l’ordre du greffe (émoluments du greffe, frais du dépôt d’actes, frais de l’INPI et du BODACC) ;
- Le mandat du représentant légal de la société ;
- Pour une activité réglementée, le justificatif de changement de raison sociale, délivré par l’organisme public que relève l’activité.
