Réaliser un PowerPoint professionnel et beau une nécessité pour certains métiers et personnes. Il ne fait aucun doute que le logiciel PowerPoint est essentiel pour dynamiser une conférence, un entretien commercial, une présentation de produit, un projet de recherche ou encore une réunion. Cependant, il faut justifier d’une certaine compétence technique pour faire des PowerPoints décents et professionnels. Templates créatifs, slides animés, minimalisme, insertion d’une vidéo, etc., autant de choses à considérer pour une présentation PowerPoint réussie. Découvrons ensemble comment réussir vos diapositives et produire une présentation PowerPoint unique et professionnelle.
8 étapes pour réaliser un PowerPoint professionnel et unique
Plusieurs conseils et astuces simples permettent de créer des diapositives professionnelles sur PowerPoint. Nous avons sélectionné pour vous les meilleurs d’entre eux et les avons insérés tout au long de la présentation des 8 étapes ci-dessous. Voici donc les 8 étapes assorties de conseils à suivre pour réussir vos PowerPoints professionnels.
Étape 1. Organiser les idées et clarifier le message
Commencez par vous demander pourquoi et pour qui vous faites cette diapositive ou cette présentation. Cela vous aide à organiser vos idées et à adapter votre message en fonction du public. De cette façon, il vous sera plus facile de travailler sur le message de fond. En général, sauf cas exceptionnel, votre présentation doit avoir pour objectifs d’informer et/ou de passer un message précis. Néanmoins, abstenez-vous de styliser le texte à outrance, afin d’éviter de distraire et d’encombrer la lecture.
Par ailleurs, cette étape permet de savoir le nombre de diapositives nécessaires pour votre présentation. Le nombre de diapositives est donc proportionnel à la densité du message. Évitez de surcharger les slides et gardez à l’esprit que les idées d’un bon PowerPoint sont toujours hiérarchisées. Alors, organisez et hiérarchisez vos idées.
Étape 2. Opter pour une bonne mise en page
Une bonne mise en page assure l’attractivité et la beauté de votre présentation. N’hésitez pas à explorer les nombreuses possibilités de mise en page disponibles sur PowerPoint. Il est possible et pertinent de mettre en avant certains éléments importants de la diapositive ou de l’exposé ; le but étant de figer le regard de votre audience sur les aspects clés de la présentation. Grosso modo, la mise en page vous aide à bien hiérarchiser visuellement le message ou les informations de votre PowerPoint.
Étape 3. Éviter les longs paragraphes
Inutile de faire de longs paragraphes argumentés. Optez pour des diapositives présentant des informations de la manière la plus simple. Vos principales idées doivent être présentées sous forme de listes à puces et non sous forme de paragraphes usuels. Lorsque vous l’aurez fait, il vous suffira de verbaliser chacune de vos idées lors de la présentation.
Même avec les listes à puces / numéros, évitez de surcharger vos diapositives avec des phrases trop denses. En surchargeant votre présentation, votre audience aura du mal à la lire et à vous suivre. Il vaut donc mieux miser sur une présentation simplifiée. De cette façon, vous pourrez captiver l’attention du public par vos explications et faciliter la lecture de vos diapositives.
Étape 4. Définir la charte graphique
Après avoir clarifié votre message et disposé vos slides, place au design ou à la charte graphique de votre PowerPoint. Commencez par choisir le ou les thèmes de votre présentation, afin de crédibiliser et de rendre votre message plus captivant. Les éléments comme les templates, le masque et le thème sont incontournables à ce niveau.
Vous devez à cette étape choisir le thème ou la charte graphique parmi les nombreux modèles disponibles sur PowerPoint. Aussi, vous devez définir la disposition et le format de vos diapositives depuis le ruban ou le menu de personnalisation de la taille de ces dernières. Vous avez le choix entre le format Standard (4 : 3) et le format Grand Écran ou Widescreen (16 : 9), ce dernier format étant parfois préférable, d’autant plus qu’il est le plus populaire.
Tenez compte du message à véhiculer et choisissez le format le mieux adapté pour cela. Par exemple, les graphiques, figures et tableaux auront sans doute besoin d’un format particulier pour leurs diapositives si vous souhaitez que les informations qu’elles contiennent soient bien appréhendées par ceux qui vous suivent.
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Étape 5. Miser sur les couleurs simples
Utilisez des couleurs simples et sobres, qu’elles soient claires ou foncées. Retenez que les couleurs vives sont susceptibles de fatiguer les yeux. Il faut donc les éviter, au besoin, les utiliser avec délicatesse. Aussi, optez pour une présentation sur fond clair avec des textes foncés ou inversement. Évitez d’utiliser les dégradés plutôt trop marqués, ceux-ci étant susceptibles d’alourdir la lecture en la rendant moins digeste.
Si jamais votre présentation est faite au nom de votre entreprise, start-up, institution ou organisation en général, alors n’hésitez pas à respecter ses conditions générales en la matière. Très souvent, les entreprises et autres organisations ont un code de couleurs précis. Elles utilisent fréquemment une couleur primaire et une couleur secondaire pour symboliser la marque. Il est important de prendre en compte ce code de couleurs dans votre présentation pour qu’elles correspondent à l’identité et au style de la boîte que vous représentez.
Étape 6. Utiliser la bonne police
Bookman, Times New Roman et Garamond sont des polices dites « serif » et ne sont pas très commodes pour des présentations (elles sont par contre fortement recommandées sur format papier). Par contre, les polices dites « sans-serif » sont parfaites pour vos diapositives PowerPoint. Préférez des polices Verdana, Helvetica ou Tahoma d’une taille égale ou supérieure à 30 points pour vos présentations professionnelles. Elles sont meilleures pour la lecture à l’écran et n’altèrent pas la vue.
Lorsque vous choisissez votre police de caractères, gardez à l’esprit la lisibilité de votre PowerPoint. Essayez de vous en tenir à une ou deux polices dans votre exposé. Chaque police possède sa personnalité et sa sensibilité émotionnelle.
Choisissez des polices qui s’accordent avec le ton, l’objectif et la substance de votre présentation.
Étape 7. Insérer des images de bonne qualité
Une image vaut mille mots et cette règle s’applique à merveille aux présentations PowerPoint. Les images sont tout aussi importantes et utiles que le texte. Précisément, utilisez des images qui illustrent et soutiennent votre discours.
Mais avant d’insérer ces images dans votre fichier PPT, assurez-vous qu’elles remplissent certains critères. Concrètement, optez pour des images inspirantes, évocatrices, illustratives, engageantes et authentiques, mais jamais génériques ou distrayantes. Pour finir, paramétrez et retouchez si possible les images pour un excellent rendu visuel. Si vous recourez aux icônes, assurez-vous qu’elles soient de même nature et du même style que votre contenu et/ou les autres images.
Étape 8. Définir les animations
Les animations rendent votre message plus vivant, surtout lorsqu’elles sont exemptes de toute exagération fantaisiste. Elles sont essentielles pour la présentation et vous devez trouver le meilleur équilibre pour perfectionner votre présentation. Préférez un design minimaliste sans trop de fantaisie.
Optez aussi pour l’apparition des éléments au clic tout en évitant le minuteur pour vos animations. Vous pouvez vous servir des effets de zoom et d’emphase pour mettre en avant certains éléments clés du texte. Laissez votre imagination et votre créativité s’exprimer à ce niveau, tout en restant professionnel et en évitant de surcharger votre création.
Structure type d’un PowerPoint professionnel
La structure d’un PowerPoint professionnel ne s’improvise pas. Voici la structure globale à adopter pour réussir vos présentations PPT, cette structure étant d’ailleurs également valables pour les présentations avec d’autres logiciels de permettant de créer des diaporamas de présentation.
Le début ou l’introduction
Le début de votre contenu doit donner le ton tout en mettant l’audience dans un confort total avant d’entrer de plein fouet dans le vif du sujet. Vote introduction doit :
- Instaurer un climat propice aux échanges ;
- Capter et friser l’attention du public ;
- Poser les bases en résumant les éléments de la situation à présenter ;
- Affirmer sa crédibilité et asseoir son autorité tout en démontrant à l’audience que l’on maîtrise les contours du sujet et que vos propos ne sont pas gratuits ;
- Présenter les généralités et prendre confiance en soi en tant que présentateur ou orateur.
L’introduction d’un PowerPoint professionnel doit répondre à certaines questions centrales qui tournent globalement autour du sujet, de l’objectif principal de la présentation, des informations à retenir par l’audience ou encore des attentes de l’orateur vis-à-vis de l’audience. Soignez le contenu de l’introduction. Les statistiques à ce niveau sont recommandées et n’oubliez pas de créer le suspense ou de donner envie de vous suivre après l’introduction.
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Le milieu ou le corps du contenu
Pour une meilleure compréhension, le corps du contenu doit être segmenté en plusieurs parties. La première et la seconde doivent traiter des informations prioritaires et présenter des informations clés que le public doit découvrir et mémoriser. Trois parties sont suffisantes pour le corps du contenu. La dernière partie peut présenter des informations complémentaires. Supprimez toutes les informations et données inutiles ou sans aucune valeur ajoutée.
Vous pouvez utiliser des cartes heuristiques ou cartes de mindmapping à ce niveau. Aussi, la méthode QQOQCP est fortement recommandée pour une analyse fine et approfondie de votre sujet. Elle consiste à trouver des réponses aux questions suivantes :
- Quoi ? (opération, objet, phase, etc.)
- Qui ? (responsables, parties prenantes, etc.)
- Où ? (lieu, étapes, etc.)
- Quand ? (timing, fréquence, moment, etc.)
- Comment ? (moyens, modalités, matériels, etc.)
- Pourquoi ? (raisons, motivations, etc.)
Le but de cette méthode est de récolter et d’analyser les informations pertinentes et incontournables à la compréhension du sujet traité. Ceci permet de dégager les causes du problème, l’importance du projet, les articulations du plan d’action, etc.
La fin ou la conclusion
Votre conclusion doit être concrète, concise et efficace si vous souhaitez terminer en beauté votre communication. C’est le lieu de faire la liaison avec l’introduction ou les objectifs en particulier, tout en vous focalisant sur le concret, c’est-à-dire sur les résultats, les éléments à retenir et/ou les actions à mener.
À vous de jouer maintenant ! Exploitez ces étapes et conseils pour concevoir un PowerPoint professionnel, beau et captivant du début à la fin.
