Dans l’Hexagone, comme partout ailleurs, la transformation digitale de l’économie est une réalité incontournable. C’est un phénomène qui s’applique à pratiquement tous les secteurs d’activité, dont celui de l’hôtellerie, de la restauration et du tourisme (HRT). Si vous êtes propriétaire d’une chambre d’hôtes, il en va de votre intérêt d’entamer votre virage numérique si vous n’avez pas encore franchi le pas. En articulant votre activité autour du digital, vous pouvez vous donner les moyens de décupler votre compétitivité. Vous gagnerez en temps et en agilité en automatisant l’ensemble des tâches chronophages et répétitives. Le recours à un logiciel de gestion performant et adapté figure parmi les piliers majeurs sur lesquels repose la digitalisation de votre chambre d’hôtes. Que pouvez-vous réellement attendre d’un tel outil ?
Sommaire :
Les différents modules d’un logiciel de gestion de chambre d’hôtes
Un logiciel de gestion est devenu incontournable pour les chambres d’hôtes et les gîtes souhaitant optimiser la gestion quotidienne de leur activité. Il embarque en général un large panel de modules interconnectés couvrant les différents aspects de votre activité. En premier lieu, nous pouvons citer le planning des réservations. Ce module permet une gestion centralisée de l’ensemble de vos réservations, quelle que soit leur provenance (site web, téléphone, plateformes AirBnb, booking…).
Il vous donne un aperçu à 360° des disponibilités tout en permettant l’assignation automatique des chambres, l’envoi automatique des confirmations par SMS ou par e-mail et la synchronisation des données avec les autres modules. En faisant le choix de passer par un logiciel de gestion de chambres d’hôtes, vous accédez également à une multitude d’outils intégrés au module de gestion des réservations.
Parmi ces derniers, on retrouve notamment ceux permettant l’édition et l’envoi automatique de contrats de location. Il y a aussi la signature électronique des CGV et des contrats et l’envoi automatique d’e-mails personnalisés. On retrouve par ailleurs les relances et l’outil permettant aux clients de suivre leurs étapes et leur parcours au sein de votre établissement, le suivi centralisé des échanges par réservation, etc. De plus, un logiciel de gestion de chambres d’hôtes intègre des modules :
- de facturation (création et envoi de factures personnalisées, suivi des encaissements et des impayés, création de rapports financiers…),
- de gestion des check-in et des check-out (suivi des arrivées, du mémo client, de la liste des check-in journaliers, des départs, de la vérification de chaque chambre lors de la remise des clés, etc.),
- de tarification,
- d’attribution des chambres,
- de planning (planification et organisation du travail de votre équipe, gestion des absences et des congés…),
- d’inventaire,
- de comptabilité,
- de reporting…
Certaines solutions pour chambres d’hôtes et gîtes vous font en plus profiter d’un module de marketing. Ce dernier met à votre disposition tout ce dont vous avez besoin pour promouvoir votre établissement et élargir votre portefeuille client.
Comment le logiciel peut-il simplifier et rationaliser vos opérations quotidiennes ?
Un logiciel de gestion adapté vous fait profiter d’un gain de temps indéniable. Il automatise certaines tâches fastidieuses, répétitives et chronophages comme la saisie des données, la création de factures, la confirmation des réservations, etc. Grâce à lui, vous pourrez octroyer davantage de temps à d’autres activités plus importantes et plus stratégiques. La même solution vous met aussi à l’abri des erreurs en tous genres.
L’outil centralise et synchronise toutes les données relatives à votre chambre d’hôtes au sein d’une plateforme unique. Cela évite les oublis, les incohérences et les doublons pouvant occasionner des erreurs ou des litiges avec votre clientèle et vos partenaires. Un logiciel de gestion pour chambres d’hôtes vous offre également une vision aussi détaillée que globale de votre activité. À la clé, vous pouvez gérer de façon optimale vos ressources, tant humaines que financières et matérielles.
Vous avez en plus la possibilité d’ajuster vos tarifs en fonction de l’évolution de la demande, de maîtriser vos coûts, de booster vos revenus et d’améliorer votre rentabilité. L’organisation au sein de votre établissement s’en trouve améliorée, notamment grâce au module dédié à la planification et à la coordination du travail de vos équipes. Vous pouvez in fine assurer un service qualitatif et impeccable à votre clientèle tout en maîtrisant les imprévus et en évitant les retards. Vous pouvez par la même occasion fidéliser efficacement vos employés.
Les avantages moins concrets de l’utilisation de ce type de logiciel
Hormis les bénéfices tangibles et pratiques déjà évoqués, le recours à un logiciel de gestion pour chambre d’hôtes peut vous faire profiter d’avantages moins concrets, mais tout aussi importants. Son utilisation a un impact positif sur votre service à la clientèle. En clair, il vous donne la possibilité de connaître aussi bien les préférences que les besoins de chaque client.
De fait, vous pouvez lui offrir un accueil personnalisé ainsi qu’une expérience sur mesure. Vous optimisez vos chances de le fidéliser, de l’inciter à revenir et à vous recommander. Le même outil contribue de surcroît à améliorer l’image de marque et la notoriété de votre chambre d’hôtes. Vous pouvez ainsi prendre une longueur d’avance sur vos concurrents et attirer plus de clients potentiels.
Un tel logiciel de gestion vous simplifie la vie ainsi que celle de votre équipe tout en vous faisant gagner en temps. Il peut ainsi augmenter votre satisfaction et votre épanouissement et il en est de même pour le personnel. Compte tenu de tous ses avantages, un logiciel de gestion représente un investissement sensé et rentable, mais il ne doit pas être ni surdimensionné ni sous-dimensionné.
Personnalisez le logiciel pour qu’il réponde à vos besoins individuels
Pour qu’un logiciel de gestion puisse contribuer à votre croissance et garantir votre pérennité, il doit se prêter à la virgule près vos besoins individuels. Il est donc conseillé d’opter pour un outil personnalisable, évolutif et qui est taillé spécialement pour les chambres d’hôtes. Pensez à sélectionner les fonctionnalités en fonction des critères suivants :
- la taille de votre établissement,
- le nombre de chambres,
- votre type de clientèle,
- les services que vous proposez…
Il est aussi question de tenir compte de vos préférences personnelles. Selon ces dernières, vous aurez besoin d’un outil plus ou moins riche en fonctionnalités, facile à utiliser et à configurer. De plus, ne négligez surtout pas la sécurité. Votre logiciel de gestion doit garantir la sûreté de vos données ainsi que celles de vos clients. Les protocoles de sécurité et de protection comme le cryptage des données, leur sauvegarde, leur restauration ou le contrôle d’accès doivent être inclus. Assurez-vous en plus que l’outil soit « user friendly », c’est-à-dire facile à prendre en main et à utiliser, ergonomique, convivial et intuitif. Il doit garantir une expérience utilisateur sans faille.
Nos conseils pour tirer le meilleur parti de votre logiciel
L’envoi de rappels de paiement automatisé est préconisé. Vous évitez les retards de paiement et les impayés en envoyant à vos clients des messages personnalisés visant à leur rappeler tout ce qui s’articule autour du paiement. Cela vous permet ainsi de sécuriser vos revenus tout en minimisant les annulations de dernière minute. Il est aussi conseillé de mettre en place des campagnes de marketing intégrées en tirant le meilleur parti du module correspondant.
C’est ce qui vous permettra de prospecter continuellement, de renforcer votre relation avec la clientèle et de stimuler le plus possible votre taux d’occupation. Par ailleurs, ne négligez surtout pas les statistiques et les rapports générés par votre logiciel de gestion. Ces précieuses informations vous permettent de suivre en temps réel votre activité et d’optimiser en permanence vos performances. Le reporting vous révèle vos points forts et les différents points d’amélioration et vous permet d’ajuster votre stratégie en conséquence.
