À l’ère où le télétravail prend une place considérable sur le marché de l’emploi, le télésecrétariat a en toute logique le vent en poupe. En effet, les entrepreneurs ont souvent peu de temps et de connaissances pour s’occuper de ces tâches qui prennent pourtant beaucoup de temps. De ce fait, les entreprises ont conscience qu’elles peuvent gagner en productivité en externalisant certains de leurs processus administratifs grâce à un service de télésecrétariat.
Comment fonctionne un service de télésecrétariat ?
Le télésecrétariat, encore appelé secrétariat à distance, est un service qui permet aux entreprises de confier à des professionnels indépendants les tâches de secrétariat. Très pratique, c’est un métier qui revient à externaliser des fonctions administratives comme :
- la prise et la gestion des appels,
- l’accueil téléphonique,
- la gestion des agendas,
- la retranscription audio de courrier,
- la relecture des documents,
- la prise de rendez-vous,
- l’envoi des courriers.
À cela s’ajoutent la rédaction des comptes-rendus, le classement de dossiers, les relances, etc. De manière simple, le service de télésecrétariat pour les entreprises fonctionne de la même manière que le secrétariat classique même si tout se fait en ligne. Cette externalisation permet à ceux qui ont recours à cette prestation de ne plus recruter un personnel destiné à l’exécution des tâches de secrétariat.
Pour être en mesure de répondre aux attentes de son client, le télésecrétaire se sert de plusieurs logiciels. Ce sont des outils de télécommunication modernes qui permettent au prestataire de communiquer et d’échanger en temps réel avec le client. En fonction de vos besoins, mais surtout de votre disponibilité, ce professionnel peut travailler à domicile ou dans un centre d’appel téléphonique.
Le freelancing (le travail à domicile) peut être une option. En optant pour ce dernier, le télésecrétaire a la possibilité d’organiser ses journées de travail de façon ponctuelle ou régulière pour répondre aux exigences de sa clientèle. Opter pour une société de télésecrétariat reste tout de même la meilleure option puisqu’elle possède tout le matériel nécessaire pour exécuter à la perfection les tâches administratives.
Quelle différence avec le secrétariat classique ?
En pratique, il n’y a pas une grande différence entre le télésecrétariat et le secrétariat classique. Ces deux professionnels remplissent les mêmes missions. Dans la norme, la différence entre les deux est cependant conséquente. Le secrétariat classique est un service que vous retrouverez dans toutes les entreprises. Connus sous l’appellation de « secrétaires », ceux qui exercent dans ce secteur se chargent de toutes les tâches administratives de leur patron. En échange, ils reçoivent un salaire mensuel accompagné de toutes les charges sociales leur revenant de droit. Ils ont, comme tous les salariés, droit à des congés ainsi qu’à tous les avantages prévus par la loi. En fonction de son contrat, il peut travailler à temps partiel ou à plein temps.
Bien que le télésecrétaire ait le même rôle que le secrétaire traditionnel, il ne bénéficie pas des mêmes avantages. En plus du fait qu’il travaille à distance, vous n’aurez pas besoin de lui payer des frais supplémentaires. Lorsque ceux qui travaillent au bureau iront en congé, vous vous retrouverez sans secrétaire pendant la période. Il faut alors trouver un remplaçant pour ne pas être handicapé par son absence. C’est là que l’aide d’une société de télésecrétariat peut notamment être utile. En faisant appel à cette société, cette dernière peut prendre la relève des appels téléphoniques et suivre vos dossiers en cours sans retarder votre travail.
Pour quels secteurs le télésecrétariat est-il bénéfique ?
Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, peuvent recourir aux services de télésecrétariat. Il s’agit cependant d’une solution qui se révèle plus bénéfique pour ceux qui interviennent dans le domaine médical et juridique. Ce n’est un secret pour personne que ces secteurs d’activité connaissent à certaines périodes de l’année une forte demande.
Recourir au télésecrétariat permet aux entrepreneurs d’avoir une marge de manœuvre dans la gestion de leur agenda. En effet, grâce à ces compétences, le télésecrétaire filtre les appels publicitaires qui vous font perdre du temps. Vous bénéficiez d’un accès facile aux informations de vos propres clients puisque le secrétaire à distance se charge de la retranscription fidèle des appels qu’il reçoit.
Il s’assure que tous les rendez-vous pris sont importants ou redirige les clients vers le bon service lorsqu’il le faut. Très courtois, il fait son possible pour vous soulager tout en vous aidant à améliorer la qualité de ces services auprès de vos clients. Dans le domaine juridique, la fonction du télésecrétaire reste inchangée. Il s’occupe des prises de rendez-vous, de la rédaction de certains documents, etc.
Comment choisir un prestataire fiable ?
Pour choisir un prestataire de télésecrétariat fiable, nous vous recommandons de tenir compte d’un certain nombre de points.
Identifiez vos besoins
Avant même de contacter un prestataire, il est indispensable que vos besoins soient identifiés. Cela vous permettra d’avoir une idée précise des services dont vous aimerez bénéficier. Pour ce faire, vous devez tenir compte de votre plage horaire, des outils de gestion dont vous vous servez régulièrement. Il faut aussi considérer la moyenne des appels que vous recevez par mois, votre budget et les tâches que vous désirez déléguer.
Tenez compte des compétences de votre futur secrétaire à distance
En fonction du secteur d’activité dans lequel vous intervenez, votre secrétaire doit avoir certaines compétences. Un avocat aura par exemple besoin d’une personne qui a des connaissances en droit puisqu’elle sera chargée de la rédaction de plusieurs courriers professionnels.
Un médecin aura besoin d’un employé qui a reçu une formation dans le domaine de la santé. C’est très important, car il doit être en mesure de s’adapter face aux patients stressés ou énervés. Il doit pouvoir déterminer une situation d’urgence et réagir en conséquence. C’est un point crucial dans le choix du prestataire puisque les spécialisations proposées dans ce secteur varient d’un télésecrétariat à un autre.
Considérez la sécurité des données et la protection de la propriété intellectuelle
Bien que l’externalisation des tâches administratives soit très avantageuse, la question liée à la protection de la propriétaire intellectuelle et des données demeure. Pour la bonne marche de la collaboration entre vous et le télésecrétaire, vous procéderez à l’échange d’informations personnelles et sensibles. Vous devez donc vous assurer que le prestataire pour lequel vous opterez est en mesure de protéger ces données. Pour ce faire, nous vous recommandons de procéder à la signature d’un contrat de confidentialité.
Combien coûte ce type de service à distance ?
Le coût du service de secrétariat à distance varie d’un prestataire à un autre. Toute structure proposant cette prestation se base cependant sur un système de tarification en particulier pour facturer ses services.
La facturation au forfait
La tarification au forfait est intéressante pour certaines entreprises, car elle propose un tarif unique pour un service prédéfini qui est déterminé dans le temps. Vous pouvez bénéficier d’un service complet pour un prix qui peut être très intéressant.
La tarification à la tâche
Ce mode de facturation est proposé pour les missions ponctuelles. Très intéressante, la facturation à la tâche consiste à appliquer un tarif unitaire sur un travail précis. Le montant est multiplié selon la quantité de la demande. La tarification à la tâche se révèle être très avantageuse dans certaines circonstances puisqu’elle ne prend pas en compte le temps que le secrétaire consacre à sa réalisation.
La tarification au temps
Ici, le prestataire fixe dès le départ un taux horaire. Ce système de facturation est appliqué pour les missions de longue durée ou répétées. Le secrétaire à distance est payé selon le temps qu’il consacre à la réalisation de la tâche qui lui a été confiée en fonction du tarif horaire prédéfini.
Le télésecrétariat est une solution avantageuse pour les entreprises et les professionnels libéraux. Il permet une meilleure gestion des tâches administratives, tout en réduisant les coûts associés !
