Qu’est-ce que Power BI ? La solution Business Intelligence de Microsoft

La complexité et le dynamisme de l’économie globalisée font de l’analyse des données un enjeu central. Dans un environnement concurrentiel, elle est la base qui permet à l’entreprise de prendre des décisions rapides et bien informées. Avec la vulgarisation progressive du métier de Business Analyst, les entreprises cherchent aujourd’hui à se doter de solutions d’analyse de données comme Power BI. Si vous faites partie de ceux qui découvrent ce logiciel, sachez que le cabinet américain Gartner le désigne comme le leader parmi les plateformes d’analyse et de Business Intelligence

Si vous êtes un cadre qui envisage de se former ou une entreprise qui recherche une solution Business Intelligence, cet article est fait pour vous. Nous vous présentons Power BI, ses fonctionnalités et l’apport unique qu’il peut avoir au sein des entreprises.

Présentation de Power BI

Power BI est une solution d’analyse de données développée par Microsoft. C’est en 2010 que les équipes du géant américain commencent à travailler sur ce projet. Elles le font à partir de fonctionnalités et outils tirés de l’environnement Excel et de Microsoft SQL Server. C’est en 2015 que cet outil est révélé au grand public.

Power BI est un outil décisionnel qui permet de collecter et d’analyser les données, puis de visualiser et diffuser les rapports et résultats tirés de ces données de base.

Ce processus se déroule à l’intérieur d’un Workspace. On peut le décrire comme un espace de travail qui regroupe des données et rapports. Les données peuvent être collectées à partir de plusieurs sources (fichier Excel, réseaux sociaux, systèmes industriels).

Power BI offre ses utilisateurs de puissantes fonctionnalités de traitement, notamment les suivantes :

• Analyse en flux, qui permet de récupérer en temps réel des données dynamiques et de les traiter.
• Analyse dimensionnelle, la mise en surbrillance ou l’extraction
• Personnalisation des tableaux de bord et des éléments de reporting.
• Exécution de requêtes formulées en langage naturel grâce à une technologie cognitive.

Cet outil de Business Intelligence est bâti sur l’architecture Azure, les services Cloud de Microsoft. Cela permet la diffusion des données et analyses ainsi que le travail collaboratif.

Les composants

Power BI fonctionne à partir de 5 composants :

• Power BI Desktop

Il s’agit de l’application de bureau. Elle est similaire aux logiciels de l’univers Office. C’est sur son interface que chaque utilisateur peut collecter les données et concevoir des rapports.
Les principaux outils de Power BI Desktop sont : Power Query, qui permet de transformer les sources brutes de données ; Power Pivot, qui permet de modéliser les données en les mettant en relation et de faire les calculs ; Power View, qui permet de générer des représentations graphiques des données ; et Power Maps, pour une visualisation en 3D.

• Power BI Service

Il s’agit d’un SaaS (Service As A Software). C’est une solution d’hébergement qui mobilise les serveurs Microsoft. Ici, on peut consulter les rapports publiés ou partager des rapports créés par soi-même. Ces interactions se font à l’intérieur de Workspaces dédiés. Chaque titulaire d’une licence Power BI utilisera Power BI service pour accéder à sa capacité, l’espace de ressources qui lui revient sur le serveur. La capacité peut être partagée ou réservée.

• Power BI Mobile App

Cette application permet de consulter sur les appareils mobiles tableaux de bord, les rapports et les applications générés sur BI.

• Power BI Report Server

Cet outil permet de publier des rapports sur un serveur local de l’entreprise.

On peut constater que cette solution est plus un service qu’un logiciel. Il regroupe une série de logiciels et de ressources matérielles connectés entre eux.

D’Excel à Power BI : puissance et visualisation

Microsoft Excel reste encore aujourd’hui le logiciel numéro 1 de traitement des données. Il est utilisé par des centaines de millions d’utilisateurs dans le monde. Il est difficile de placer Power BI et Excel en concurrence, sur un même pied d’égalité.

Si Excel est la meilleure solution pour le traitement rapide d’un volume limité de données par un utilisateur unique, Power BI offre beaucoup plus de possibilités à l’échelle d’une organisation.

Voici les principales dimensions sur lesquelles Power BI est supérieur à Excel :

• Le travail collaboratif. Grâce aux solutions Cloud, BI permet de publier des rapports d’analyse à l’intérieur d’une organisation. Une équipe peut ainsi travailler à la construction de tableaux de bords et d’applications liés à la gestion d’un processus particulier.
• Le traitement des données. Power BI Desktop permet de collecter des données de diverses natures et origines. BI dispose de plusieurs connecteurs natifs. De plus, BI permet d’harmoniser des jeux de données, et de traiter les données manquantes.
• La puissance de calcul. Excel peut gérer jusqu’à un million de lignes, Power BI peut gérer des milliards de lignes.
• La sécurité. Avec Excel, le fichier généré peut être transféré et accessible à tous. Sur BI, l’information circule au sein de l’application dans le workspace. L’accès au Workspace est contrôlé. Une fonctionnalité de gestion des rôles permet contrôler les accès des différents utilisateurs.
• La visualisation. Excel comme BI doivent contribuer in fine à la prise de décision. Si la qualité du traitement des données est importante, la visualisation l’est tout autant. Power BI permet de concevoir des tableaux de bord et des cartes d’une grande précision, mettant en relief les informations clés.

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Power BI : Comment ça marche ?

Nous abordons dans les points ci-dessous le workflow et la puissance de BI, afin de mieux expliciter le fonctionnement de cet outil.

Le workflow

Pour mieux vous représenter le fonctionnement de Power BI, nous allons suivre de façon progressive le Workflow classique pour l’utilisateur de BI. Nous l’avons structuré en 5 étapes :

1. La collecte des données. L’utilisateur va se connecter à une source de données en passant les connecteurs de BI ou des fichiers sources. Les données seront importées puis elles seront filtrées et harmonisées. Ce travail permet d’obtenir un jeu de données cohérent.
2. La modélisation. L’usage du langage DAX Power BI intervient à cette étape. C’est le langage de programmation propre à BI. Il permet d’écrire des formules et de requêtes, afin de faire des calculs ou de générer des indicateurs. Le but sera de créer des relations entre les tables de données.  Cette étape comme la précédente se déroule essentiellement sur Power BI Desktop, avec la fonction Power Query.
3. La restitution. La suite naturelle des 2 étapes précédentes, la création des rapports.
4. La publication/partage. Les rapports créés vont être diffusés grâce à Power BI Service (ou éventuellement Power BI Report Server si l’entreprise préfère son propre serveur local au cloud). L’utilisateur pourra aussi les organiser en tableaux de bord et gérer les accès.
5. La consultation. Toutes les personnes disposant des autorisations nécessaires peuvent venir consulter les rapports et tableaux de bord publiés. Avec Power Bi Mobile App, on peut accéder à ces éléments à tout moment et partout.

Ces 5 étapes couvrent le schéma d’usage ordinaire de BI. Si vous voulez renforcer vos compétences et devenir un utilisateur expert de Power BI, alors vous devez suivre une formation Power BI plus complète en la matière.

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Un puissant outil collaboratif au cœur de l’entreprise

BI est bien plus qu’un simple outil d’analyse de données. C’est une plateforme de services qui permet de numériser et d’optimiser les processus de travail à l’intérieur d’une entreprise.

Ainsi, un workspace pourra être créé pour contenir toutes les ressources liées au développement d’un projet ou à la gestion d’un processus donné au sein de l’entreprise. Les différents collaborateurs d’un service ou d’une organisation peuvent ainsi créer un workspace dont ils sont copropriétaires, avec différents niveaux d’accès pour les parties prenantes. 4 positions possibles existent :

• Administrateur ;
• Membre ;
• Contributeur ;
• Accès en lecture uniquement.

À l’intérieur de Power BI, les utilisateurs accèdent à Microsoft Teams. Ils peuvent ainsi discuter et travailler de concert sur les rapports à élaborer. En bout de chaine, on pourra obtenir des applications. Une application est un élément qui constitue un point d’accès unique à une série de tableaux de bord et rapports. Par exemple, on pourrait retrouver une application sur les marges d’un produit, qui regrouperait tous les rapports liés aux coûts et aux ventes de ce produit.

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Les POINTS FORTS de Power BI

Voici les principaux points fort de la solution BI de Microsoft :

• Plateforme complète. Nombreuses tâches, actions et fonctions : collecte et analyse des données ; création de rapports personnalisés, visualisations en 2D et 3D, partage et travail collaboratif.
• Gestion des données. Données compatibles avec un très large éventail de données différentes ; présence de plus de 100 connecteurs différents.
• Fiabilité et stabilité. Les formules dans les rapports BI sont globales. La manipulation des données par cellule n’est pas possible comme dans Excel. L’erreur humaine de manipulation ou de saisie est donc quasiment nulle.
• Puissance de calcul très importante permettant de gérer des téraoctets de données
• Intégration régulière de nouvelles fonctionnalités.

Power BI est sans conteste le meilleur choix dans le secteur de l’analyse de données. Microsoft a pu construire cette plateforme de qualité en intégrant le savoir-faire développé pendant des années sur d’autres services spécifiques : cloud, traitement des données, gestion des bases de données.

Il existe une version gratuite de Power BI qui vous fera découvrir l’essentiel de ses fonctionnalités et tester sa capacité à améliorer votre productivité. Mais le partage n’est disponible que dans les versions payantes. Il y en a 3 :

• Pro (licence individuelle) ;
• Premium Per User ;
• Et Premium Per Capacity.

Le choix s’effectue en fonction de la taille de l’entreprise entre autres facteurs.

Vidéo bonus : découvrez les bases de Power BI