La transformation digitale du monde permet aujourd’hui de découvrir l’énorme potentialité du numérique. C’est incroyable de penser qu’il est possible d’organiser des événements en ligne. En effet, les rencontres digitales sur le web ou via les réseaux sociaux sont la tendance du siècle et n’ont aucune limite. Alors, si vous vous demandez comment organiser un événement digital, parcourez cet article jusqu’à la fin. Vous découvrez ci-dessous par exemple les 5 aspects à considérer lors de la planification de votre événement en ligne.
Organiser un événement digital : les 5 éléments de planification incontournables
Les raisons d’organiser un événement virtuel sont multiples. Mais peu importe le but, la réussite de l’événement dépend des 5 éléments de planification majeurs ci-dessous.
Les objectifs de l’événement digital
Il est essentiel, comme pour tout événement important, de fixer des objectifs stratégiques de votre événement digital. Cette réflexion préalable vous permet de définir les orientations que vous souhaitez donner à votre événement. Cela vous permet aussi de prendre de bonnes décisions et de choisir les outils adaptés à la taille ou à l’ampleur de l’événement.
Fixer des objectifs réalistes et atteignables vous aide à mesurer les performances de votre campagne / activité / événement en ligne. Cela aide aussi à améliorer les résultats et les lignes directrices de la campagne. Par ailleurs, les objectifs sont un élément de planification qui permet de concilier attentes du public et besoin de l’entreprise.
S’agit-il de renforcer l’image de marque, de la conversion des prospects en clients, de présenter un nouveau produit ou simplement de conquérir un nouveau marché… Les objectifs vous permettent aussi de donner un sens à la stratégie de planification de votre campagne. Ils aident aussi à identifier la cible, de choisir la plateforme à utiliser, ainsi que le format de l’événement.
La plateforme, l’espace et le format
Ces trois éléments qu’il convient d’appeler la trinité de l’événement virtuel permettent de donner une ossature précise à votre campagne digitale. La plateforme, l’espace et le format sont inextricablement liés et vous ne pouvez envisager l’un sans l’autre.
La plateforme
Le choix de la plateforme se fait en fonction des objectifs de la campagne. Le digital vous offre une pléthore de plateformes de diffusion. Ces différentes options de streaming qui existent vous aident justement à choisir la meilleure, celle qui s’adapte aux valeurs et à l’image de votre marque.
Vous devez donc tenir compte de la popularité du support de diffusion, mais aussi, de sa fiabilité.
Des plateformes telles que Airmeet et Hopin ont de la cote en matière d’événements digitaux. D’autres tentent encore de glaner plusieurs milliers d’utilisateurs. Cependant, les fonctionnalités offertes par la plateforme doivent vous interpeller. Entre mise en réseau, direct, billetterie, chat live (direct), inscription, etc., tout doit être vérifié au millimètre près. Au besoin, comparez les différentes offres.
L’espace
Vous devez penser à louer un espace adéquat pour votre événement en ligne. Il peut s’agir d’une installation de studio standard, d’une salle événementielle ou tout autre espace dédié. Votre événement numérique peut potentiellement être une combinaison de formats : virtuel et présentiel.
L’espace doit donc pouvoir s’adapter à vos besoins de façon à accueillir votre cible et votre équipe de production. Pour faire simple, commencez par écarter l’idée d’organiser votre événement digital dans la salle de conférence de votre entreprise. En réalité, elle n’est pas adaptée pour organiser un événement numérique. En outre, le pare-feu peut entraîner des écarts et problèmes de streaming indésirables.
Retenez que le pare-feu a pour vocation de préserver et/ou de protéger votre infrastructure informatique. Il vous sera quasiment impossible d’anticiper ces désagréments pour proposer une qualité de diffusion et de téléchargement très optimale durant la couverture de l’événement.
Le format
Vous ne serez pas en manque d’idées pour ce qui est du format de diffusion de votre événement digital. Les options parmi lesquelles choisir ne manquent pas, mais chacune présente ses avantages et ses limites. Parmi les formats disponibles, vous avez les suivants.
- Ateliers ou formations en ligne
Si votre événement porte sur la diffusion du savoir, le format « atelier ou formation en ligne » est le plus approprié. Imaginez donc des sessions de formation digestes qui permettront à votre public d’acquérir de nouvelles compétences. Mettez tout en œuvre pour offrir des prestations de qualité avec des formateurs qualifiés.
L’interaction doit être au rendez-vous sur vos différentes plateformes de diffusion. Les participants devront interagir avec les formateurs en direct, partager des informations et contenus, répondre aux Q&A et autres. Les conférences d’entreprise sont également incluses dans la catégorie d’ateliers et formations.
- Les conférences virtuelles
Ce format vous aide à organiser des événements virtuels avec un panel d’intervenants assez important. Les conférences virtuelles peuvent être des événements destinés aux professionnels ou ouverts au public. Elles ont la particularité de favoriser une communication et un dialogue bidirectionnels.
Outre ces deux principaux formats, les événements numériques incluent aussi : les webinaires, les salons de l’emploi en ligne, les collectes de fonds digitales, le team building digital, les salons virtuels, les directs, le lancement d’un service/produit virtuel, etc.
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Le contenu et les acteurs de l’événement digital
Les parties prenantes de votre événement numérique auront une influence considérable sur son succès. L’attribution des rôles, la qualité des intervenants et la création du contenu de l’événement doivent susciter une attention particulière de l’organisateur. Ces intervenants peuvent devenir vos alliés dans les jours les prochains jours, voire les ambassadeurs indirects de votre marque sur le long terme.
Par ailleurs, la place du contenu et des intervenants vous permet de proposer un événement à la dimension des attentes de votre cible. Pour un événement en présentiel, vous devez sans doute procéder par des séances de répétition, sorte de test avant le jour prévu pour l’événement.
C’est aussi un incontournable pour un événement en ligne digne de ce nom. En effet, tous vos conférenciers ne comprendront pas toujours comment fonctionne un événement digital en direct (ou non). Ils ne seront pas non plus au courant des aspects technologiques d’un événement de ce type.
La promotion de l’événement virtuel
Vous devez toujours tenir compte de votre cible démographique lorsqu’il s’agit de promouvoir votre événement en ligne. Étudiez votre cible pour un ciblage réussi. Vous devez savoir sur quelle plateforme la trouver, le type de support qu’elle utilise, ses habitudes de consommations, etc. Collectez le maximum d’informations sur votre cible pour réussir la campagne publicitaire de votre événement.
L’analyse de votre audience cible vous aidera à mieux structurer votre argumentaire marketing.
Le but est de trouver les mots justes pour persuader les gens à assister à votre événement, qu’il soit gratuit ou payant.
Une fois l’audience analysée, vous pouvez décider d’accroître l’engagement en mettant l’accent sur la qualité de vos intervenants. Vous pouvez également insister sur les possibilités d’apprentissage et de mise en réseau qu’offre votre événement numérique.
Quel que soit votre argument marketing, les réseaux sociaux sont des canaux de communication à privilégier pour promouvoir votre événement auprès de bonnes personnes. Par exemple, vous pouvez miser sur les stories Facebook ou Instagram pour placer votre annonce et/ou teaser votre événement. Étant donné qu’une communication sur divers réseaux sociaux est nécessaire, des outils comme SocialPilot ou encore eClincher peuvent faciliter la gestion de vos réseaux sociaux.
Pour accroître encore la visibilité, vous pouvez concevoir des affiches destinées au digital, ou encore annoncer votre événement sur un portail comme Eventbrite.
L’accompagnement
Offrir à vos participants un accompagnement pertinent et personnalisé est tout aussi important pour un événement numérique que pour un événement physique. Il existe de nombreuses approches pour fournir cette assistance.
Vous pouvez par exemple jouer la carte de l’anticipation de leurs besoins. Il est également possible de proposer une FAQ (foire aux questions) sur la prise en main de la plateforme de diffusion de votre événement. Le chat live (chat en direct) est une autre mesure d’accompagnement à utiliser.
Une équipe d’assistance technique qualifiée et compétente est souvent nécessaire dans l’organisation d’un événement digital d’envergure. Cela est par exemple nécessaire pour gérer les scénarios complexes dans lesquels une conversation vidéo avec un participant est évidente.
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Organiser un événement digital : quels sont les principaux avantages ?
Si la numérisation des événements devient la nouvelle tendance des marques, c’est parce qu’elle offre plusieurs avantages. Les principaux de ces derniers sont abordés dans les points ci-dessous.
Présence physique des participants et/ou du public limitée
Les événements digitaux sont pratiques et n’exigent pas la présence physique du public et/ou des participants. Depuis le Covid-19, les débats autour de l’organisation du travail alimentent la société civile. La présence physique en entreprise et les déplacements consomment un temps important dans la journée d’un employé.
Les formules de travail à distance offrent plus de flexibilité et de temps libre. Il en est de même pour les événements numériques qui limitent les déplacements et l’inaccessibilité au lieu de l’événement. En quelques clics, le participant à accès à l’événement et peut le suivre de n’importe où. C’est pourquoi les événements digitaux séduisent davantage le public et les marques.
Budget d’organisation très réduit
Le coût est une autre raison pour laquelle les entreprises choisissent les événements numériques. Les instruments de diffusion en continu (streaming) sont peu coûteux. Google par exemple les propose gratuitement. Pour organiser un événement, une entreprise doit faire parvenir un formulaire d’enregistrement aux participants. Cela se fait par courrier électronique, ce qui ne nécessite aucuns frais. Par conséquent, les frais de mobilisation des participants pour un webinaire ou une formation en ligne sont minimes.
Accès facile à la cible
Grâce aux réseaux sociaux et aux différentes plateformes numériques, il devient plus facile de toucher votre audience. Vous ciblez plus rapidement les personnes susceptibles d’être intéressées par votre événement. En quelques secondes, voire minutes, vous pouvez toucher plus d’un millier de personnes.
Protection de l’environnement
Les webinaires et salons virtuels sont des événements éco-responsables. Ils réduisent le nombre de déplacements, et donc, l’émission des gaz toxiques dans la nature. Ils ont une faible empreinte carbone, et donc, préservent l’environnement.
