La dématérialisation des documents, comme les factures, s’impose pour les entreprises qui souhaitent gagner en efficacité. Cette transition numérique pose différents enjeux qu’il convient de bien préparer.
Notre société actuelle est en constante évolution et le numérique occupe désormais une place prépondérante. Dans un tel contexte, beaucoup d’entreprises ont considérablement changé leurs processus au fil des années, notamment dans le domaine de la gestion des documents internes. L’archivage traditionnel a laissé place à la dématérialisation pour permettre aux entreprises de conserver leurs données au format numérique. Ce nouveau processus de travail pose toutefois plusieurs défis. Quels sont les enjeux de la dématérialisation en entreprise ?
Sommaire :
Le besoin croissant de dématérialisation dans les entreprises
Avec les nouvelles exigences réglementaires, la dématérialisation se démocratise de plus en plus dans les entreprises françaises. D’après l’institut d’études Xerfi, le marché de la dématérialisation des documents va atteindre les 9,5 milliards d’euros d’ici à 2024. La future réglementation de la loi de finances exigeait le passage pour tous à la facture électronique dès 2024. Malgré le report de la loi, les entreprises françaises devront donc être bientôt en mesure d’émettre et d’accepter les factures électroniques.
Cette décision est également avantageuse pour les entreprises, car la dématérialisation n’est plus seulement une tendance. Elle représente un levier de performance pour les entreprises. Cela peut s’expliquer par le fait que les documents électroniques sont généralement moins coûteux que les formats en papier.
La préoccupation majeure des entreprises est de réduire leurs coûts, d’accroître leur productivité et d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée. Elles doivent automatiser leur process pour gagner du temps, être plus efficaces et rester compétitives sur le marché. Cette automatisation peut représenter un avantage compétitif majeur si votre entreprise traite quotidiennement des centaines ou des milliers de documents papier. De plus, cela vous permet de vous débarrasser de documents envahissants.
De nombreuses solutions existent pour assurer la production et le traitement des données numériques. Comme on peut le voir avec le logiciel GED pour les entreprises, des programmes permettent d’organiser la dématérialisation de vos documents. Grâce à ce type de logiciel, vous assurerez une gestion optimisée de vos flux de travail.
Quelles que soient la taille de votre entreprise et la nature de votre activité, vous pouvez choisir un logiciel en mode SaaS ou cloud. Il est également possible d’opter pour des outils sur site (on-premise). Dans ce cas, l’installation du logiciel se fait au sein de l’environnement informatique de l’entreprise.
Les avantages de la dématérialisation
On peut définir la dématérialisation comme l’action de remplacer les supports d’information matériels par des documents électroniques. Elle désigne également la création directe de ces documents sous forme numérique.
Ce processus implique la dématérialisation des documents (la numérisation des documents papier, tels que les bulletins de salaire, les factures, les contrats). Dématérialiser les échanges, à travers les emails et les plateformes web, les tâches et les processus métier, aussi bien pour le service comptable que pour les autres services, sera aussi nécessaire. Opter pour la dématérialisation vous offre de nombreux avantages. Elle vous permet de :
- gagner de la place : plus besoin d’entreposer les documents dans des salles entières, puisqu’ils sont centralisés dans une base de données virtuelle,
- gagner du temps : vous pouvez rapidement accéder aux données et aux documents indexés et classés via un moteur de recherche par mots-clés dans la base de données,
- faciliter l’accès aux données : tout le monde peut accéder aux données de n’importe où et à n’importe quel moment,
- réduire le risque d’erreurs,
- réduire les coûts de traitement : photocopie, impression, achat de consommable, stockage, affranchissement à hauteur de 50 %,
- réaliser le suivi de toutes les opérations effectuées sur les documents : à travers des notifications ou un historique détaillé,
- réduire l’empreinte écologique : pas besoin de mobiliser plusieurs ressources comme c’est le cas de la production en format papier.
La dématérialisation ne permet pas seulement de réduire les coûts, d’être plus efficace et de gagner en performance. Elle est également une excellente solution pour sécuriser le patrimoine documentaire. En cas de sinistre, tel un incendie ou un dégât des eaux par exemple, vous n’aurez aucun souci avec vos documents.
En optant pour la dématérialisation, votre entreprise se transforme à plusieurs niveaux. Son organisation change, ce qui favorise le travail collaboratif et vous permet de gagner en productivité. La mise en place d’un tel projet est donc un moyen de donner une image positive et plus moderne à votre entreprise.
Quels sont les défis auxquels les entreprises sont confrontées ?
Indépendamment de la taille de votre entreprise et de la nature de votre activité, le projet de dématérialisation représente un défi pour votre entreprise. Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs pour assurer la réussite de votre transformation digitale. Voici les défis que les entreprises doivent relever dans une démarche de dématérialisation des documents.
La mobilisation des moyens techniques et des ressources financières
La mobilisation des ressources matérielles et financières constitue un défi majeur pour les entreprises qui choisissent de dématérialiser leurs documents. Si vous souhaitez mener à bien votre projet, vous devez mobiliser les moyens matériels et financiers nécessaires.
Les problèmes liés aux équipements de dématérialisation
Pour mettre en place un projet de dématérialisation de documents, il est important d’avoir les équipements nécessaires. Vous pouvez choisir un copieur multifonction ou un scanner. Ces équipements nécessitent une maintenance et un entretien régulier. À défaut, ils peuvent présenter des dysfonctionnements ou des pannes. Il importe donc d’en prendre soin pour éviter ces déconvenues.
L’investissement dans des équipements informatiques performants
Pour garantir la sécurité et la bonne gestion de vos documents, vous aurez besoin d’un matériel informatique performant, ce qui implique un budget conséquent. Il s’agit notamment du budget à prévoir pour le logiciel de dématérialisation, une solution disponible en open source et en mode SaaS. Que ce soit en abonnement annuel ou mensuel, vous devez donc prendre le temps d’étudier en amont, le coût global du projet.
La sécurisation des données sensibles
Même si les documents numérisés offrent de nombreux avantages, la sécurité des données électroniques reste un défi à relever pour les entreprises. En effet, les professionnels sont confrontés à un réel problème de piratage informatique. Des personnes malintentionnées peuvent se connecter à votre réseau local pour s’emparer de données sensibles et confidentielles
En plus des bonnes pratiques de sécurité, vous devez utiliser des outils qui vous permettront de sécuriser les documents sensibles. Les solutions d’archivage électronique avec un contrôle de droits d’accès aux documents sont à privilégier.
La nécessité de former des utilisateurs
Pour faire face au changement des méthodes de travail, vos collaborateurs doivent être au cœur du processus de dématérialisation. L’utilisation de documents dématérialisés comme les factures électroniques pour gagner du temps n’est possible que si les utilisateurs sont formés. Il va donc falloir proposer des formations pour permettre à vos collaborateurs de se familiariser avec les nouvelles méthodologies.
Conseils pour optimiser le flux de travail de votre entreprise
Les entreprises sont souvent confrontées aux mêmes défis, car elles ont souvent des agendas bien chargés. Que vos employés travaillent à distance, au bureau ou dans le cadre d’un modèle hybride, la gestion des flux de travail est d’une importance capitale pour votre entreprise. Voici donc des conseils pratiques pour optimiser les flux de travail de votre entreprise.
Définissez vos priorités
Pour structurer votre système de gestion de flux de travail, vous devez définir vos besoins et vos attentes. Il faudra dresser une liste des tâches existantes et les organiser en fonction de la date d’échéance de chacune d’entre elles. C’est un bon moyen de connaître les besoins à traiter en urgence. Vous pourrez ainsi attribuer les tâches par ordre de priorité.
Mettez en place une ligne de communication claire
Pour assurer un flux de travail quotidien cohérent, il est important d’établir une ligne de communication claire au sein de l’entreprise. Nous vous conseillons de distribuer la charge de travail à travers des boîtes de réceptions partagées. Les équipes pourront ainsi gérer les emails simultanément.
Évitez la surcharge de travail
Attribuer un trop grand nombre de tâches aux employés peut vite les épuiser. La meilleure solution est donc de leur confier une quantité de tâches raisonnable pour ne pas les pousser à bout. Nous vous recommandons également de répartir la charge de travail de manière équitable. Tenez aussi compte du fait que les employés n’accomplissent pas uniquement des tâches générales. En général, ils répondent également à des emails, participent à des réunions et assurent la coordination avec leurs collègues.
